Duplikate im Materialstamm finden und entfernen

Hintergrund: Schlechte Stammdatenqualität

Viele Unternehmen kämpfen mit der Qualität ihrer Stammdaten. Schlechte Datenqualität kann mit Datenredundanzen, Datenungenauigkeiten oder veralteten Informationen einhergehen. Diese führen zu ungenauen Analysen, erhöhtem Zeitaufwand bei der Migration auf ein neues System, überschüssigem Bestand und Unzufriedenheit der Mitarbeiter:innen.

Duplikate können auf unterschiedlichste Wege ins ERP System gelangen, wie beispielsweise durch Fusionen und Übernahmen von Unternehmen. Außerdem können Stammdaten-Duplikate aufgrund der schwierigen und ungenauen Suche in ERP Systemen und menschlicher Fehler entstehen. Beispielsweise wenn Benutzer:innen doppelte Artikel erstellen, ohne im Vorfeld eine gründliche Dubletten-Prüfung durchgeführt zu haben.

In der aktuelle angespannten Wirtschaftslage rückt der Fokus von produzierenden Unternehmen immer stärker auf Prozessoptimierungen und Initiativen zur Kostenreduzierung. Saubere, dublettenfreie Stammdaten sind hierbei die Grundlage für eine effiziente Arbeit in der Instandhaltung. Darüber hinaus planen viele Unternehmen eine Migration auf ein neue ERP-Software (z. B. von ECC auf S/4HANA), wodurch die Notwendigkeit sauberer Stammdaten zu einer Priorität wird.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wird in diesem Blog Artikel der Prozess zum Auffinden und Entfernen von Duplikaten im Materialstamm beschrieben.

[fs-toc-omit]Warum ist es wichtig, Ihre Materialstammdaten sauber und frei von Duplikaten zu halten?

Niemand arbeitet gerne mit schlecht gepflegten Daten. Schlechte Daten führen zu Fehlentscheidungen, Frustration und Vertrauensproblemen. Gleichzeitig kosten sie Unternehmen eine Menge Geld. Unsere Kunden haben im Durchschnitt 9 % Dubletten, was einem Bestand pro Kunde von etwa 1 Mio. € entspricht. Der Preis unzureichender Datenqualität ist also hoch und je länger es dauert, inkorrekte oder doppelt angelegte Materialien zu erkennen und zu eliminieren, desto mehr Geld kostet es das Unternehmen. Die “1-10-100-Regel” besagt, dass es 1 € kostet, die eingegebenen Daten zu überprüfen, 10 € die Daten nachträglich zu bereinigen, und 100 € wenn nichts gegen die schlechte Datenqualität unternommen wird.

Genaue, konsistente und duplikatfreie Daten tragen hingegen zu Prozessverbesserungen bei und sparen Zeit und Geld, indem sie die Komplexität und die manuellen Tätigkeiten (z. B. bei Migrations-/Implementierungsprojekten) reduzieren. Die folgende Abbildung zeigt die Vorteile duplikatfreier Daten auf.

Duplikate aus dem Materialstamm entfernen – wo startet man?

Der Prozess zur Beseitigung von Duplikaten ist je nach Unternehmen unterschiedlich und hängt von der Unternehmensgröße, den etablierten Prozessen, den verfügbaren Ressourcen und Tools ab. Die nachstehende Struktur kann dennoch als grober Rahmen gesehen werden, der auf jedes Unternehmen anwendbar ist.

Um die Vorteile eines duplikatfreien Materialstamms zu nutzen und sicherzustellen, dass Ihre Daten, beispielsweise für die Migration in eine neue Umgebung, sauber und korrekt sind, sollten folgenden vier Kategorien berücksichtigt werden: Regeln und Richtlinien, Umsetzungsmodell, Prozesse sowie Technologie und Werkzeuge.

Regeln und Richtlinien

Bevor Sie mit dem Entfernen von Duplikaten beginnen, sollten Sie sich darüber informieren, ob es in Ihrem Unternehmen bereits eine Richtlinie für den Umgang mit Duplikaten gibt und ob es Richtlinien für die Definition eines führenden Materials gibt. In einigen Unternehmen könnte dies bereits auf globaler Ebene für verschiedene Materialarten vorhanden sein, für viele unserer Kunden ist dieses Thema für Ersatzteile jedoch neu. Dies ist eine großartige Gelegenheit, um interne Richtlinien für die Entfernung von Duplikaten und deren Vermeidung zu erstellen.

Das Festlegen von Leitprinzipien für den Prozess kann ein guter Ausgangspunkt sein.

Kundenbeispiele für Leitprinzipien:

• Sicherstellung der Geschäftskontinuität zu jeder Zeit
• Sicherstellung von Transparenz
• Vermeidung von Doppelarbeit

Umsetzungsmodell

Die Bereinigung der Stammdaten und insbesondere das Entfernen von Duplikaten aus dem System kann ein langwieriger Prozess sein, weshalb es wichtig ist, ein Umsetzungsmodell an der Hand zu haben. Die Beseitigung von Dubletten ist ein gemeinschaftliches Unterfangen, an dem verschiedene Interessengruppen beteiligt sind, von regionalen Teams bis hin zum zentralen Stammdatenteam. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Projektstruktur, den Entscheidungsfindungsprozess und die Kommunikationsverfahren kennen und verstehen.

Prozesse

Wie Abbildung 3 zeigt, beginnt der Prozess zum Entfernen von Duplikaten mit einem soliden Plan, der mit der Prüfung, Analyse und Priorisierung Ihrer Daten beginnt, bevor die Erkenntnisse in Ihrem ERP-System angewendet werden.

1. Datenprüfung durchführen

Unabhängig davon, ob Sie eine Massenbereinigung von Dubletten durchführen oder ein neues Material im Rahmen des Tagesgeschäfts erstellen, beginnt der Prozess mit der Bewertung der Daten und der Identifizierung potenzieller Duplikate im ERP System.

Bei der Bewertung der Daten sollten Sie überprüfen, ob die vorgeschlagenen Dubletten korrekt sind und ob zusätzliche Schritte erforderlich sind - z.B. den Rat eines Experten heranzuziehen oder die Anforderung weiterer Informationen von Kollegen oder dem Hersteller des Ersatzteils.

2. Analysieren und Prioritäten setzen

Sobald die Eingabedaten validiert sind, ist der nächste Schritt die materiellen Abhängigkeiten zu ermitteln. Identifizierte Duplikate könnten bereits in Ihrem ERP verwendet werden - zum Beispiel könnte es eine offene Bestellung oder einen verfügbaren Bestand geben. Diese Folgebelege und Bestände müssen identifiziert werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen berücksichtigt werden, bevor die nächsten Schritte unternommen werden.

Bei der Ermittlung der Abhängigkeiten sollten Sie sowohl die Systemperspektive als auch alle anderen Abhängigkeiten, wie z.B. Beteiligte, Dokumentation und Bestandsetiketten, berücksichtigen.

Die Abhängigkeiten sind für jedes Unternehmen je nach Konfiguration unterschiedlich, aber Sie können sich Folgendes vorstellen:

ERP-System-Abhängigkeiten:

• Verfügbarer Bestand pro Material und Ort
• Offene Bestellung
• Wartungspläne
• Stücklisten
• Kontrakte
• Reservierungen

Andere Abhängigkeiten:

• Andere Systemabhängigkeiten (Gibt es andere Systeme, die davon betroffen sind?)
• Einschränkende Bedingungen (Gibt es einschränkende Bedingungen, die den Prozess der Definition des führenden Materials beeinflussen können?)
• Beteiligte (Welche Beteiligten müssen in den Prozess einbezogen werden?)
• Interne Dokumentation
• Etiketten (Ist ein Prozess zur Neuetikettierung erforderlich?)

Tipp für SAP-Anwender:innen wie man abhängige Objekte für den Materialstamm findet:  SARA-Transaktion→ Objekt "MM_MATNR" auswählen → auf das Symbol der Netzgrafik klicken. Hier sehen Sie eine Übersicht der abhängigen Objekte im Materialstamm. Weitere Infos hierzu.

Wenn alle Abhängigkeiten identifiziert sind, sollte der Aufwand abgeschätzt werden, der notwendig ist, um diese Anpassungen im ERP-System an den Stamm- und Bewegungsdaten vorzunehmen. Außerdem sollte der nicht systembedingte Aufwand berücksichtigt werden.

Die Art und Weise wie die führenden Materialien bestimmt werden, kann ein Knackpunkt im Deduplizierungsprozess sein. Viele unserer Kunden tun sich schwer dafür einen Entscheidungsbaum zu erstellen. Dieser ist jedoch notwendig, um ein klares Bild aller Abhängigkeiten und dem einhergehenden Aufwand zu erhalten.

Wir empfehlen, sich auf Kriterien und Regeln für Ihr Unternehmen zu konzentrieren, die dazu beitragen, den Prozess zu rationalisieren.

Kundenbeispiele:

• "Unser Ziel ist es, den Gesamtaufwand zu minimieren; das Material mit dem höchsten Änderungsaufwand wird das führende Material."
• Wenn alle Materialien der Dublettengruppe werksübergreifend verwendet werden und es keine anderen einschränkenden Bedingungen gibt, wird die ältere Materialnummer als führende Materialnummer definiert.
• "Wenn eines der doppelten Materialien in mehreren Werken verwendet wird und die anderen nur in einem, dann ist das erste Material das führende Material, unabhängig vom Erstellungsdatum. Dies verhindert die komplizierte und zeitaufwändige Kommunikation zwischen mehreren Werken/Lagerorten und die zeitaufwändige Umetikettierung an verschiedenen Orten."

Wenn die "führenden"- und "nicht-führenden"-Materialien identifiziert sind, ist es die Aufgabe des Stammdaten-Teams oder der zuständigen Instandhalter:innen, einen Implementierungsplan aufzustellen, um sicherzugehen, dass das Projekt reibungslos läuft und der Umfang klar ist.

Eine solide Grundlage für einen solchen Implementierungsplan besteht aus: einem definierten Umfang von Maßnahmen für die einzelnen "führenden"- und "nicht-führenden"-Materialien, einer Team-Struktur zur Durchführung der Maßnahmen, einem Sitzungsrhythmus und einem Kommunikationsansatz sowie einem geschätzten Zeitrahmen.

Während der Arbeit am Implementierungsplan müssen für jedes Material individuelle Entscheidungen getroffen werden.

Für "führende"-Materialien:

• Einige der Merkmale müssen auf der Grundlage der Informationen aus den "nicht-führenden"-Materialien aktualisiert werden.

Für "nicht-führende"-Materialien:

• Der Status des Materials muss aktualisiert werden:
• Werden "nicht-führende"-Materialien für die Beschaffung gesperrt? Wenn der Deaktivierungsprozess langwierig ist, muss ein Material möglicherweise für die Nachbestellung verfügbar sein.
• Wann sollten "nicht-führende"-Materialien zur Löschung vorgemerkt werden? In der Regel kann ein Material zur Löschung vorgemerkt werden, wenn es aus dem Bestand entfernt wird und niemand mehr das Material benötigt.

3. Implementierung

Der Prozess der Entfernung von Duplikaten kann bis zu einem Jahr dauern. Der definierte Implementierungsplan wird Ihrem Team helfen, Duplikate zu entfernen und Änderungen in Ihrem ERP-System vorzunehmen, die Dokumentation zu aktualisieren und den Bestand bei Bedarf neu zu etikettieren.

Wichtigste Aktivitäten:

1. Abhängigkeiten beseitigen (offene Bestellungen schließen, Bestände entfernen, abhängige Objekte aktualisieren usw.)
2. Führende Materialien mit fehlenden Merkmalen erweitern
3. Alle relevanten Beteiligten informieren
4. Duplikate deaktivieren: Verwendung sperren bzw. nicht-führende Materialien zur Löschung vormerken
5. Dokumentation aktualisieren
6. Bestand wieder einbuchen

Technologie und Tools

Tausende von Ersatzteil-Stammdaten manuell zu durchsuchen und Duplikate zu identifizieren, ist eine Mammut-Aufgabe und kann je nach Materialstamm-Größe nahezu unmöglich erscheinen. Die Datenbereinigung wird oft Jahre lang vernachlässigt oder ist aufgrund fehlender Tools und Prozesse schwer umzusetzen.

Software-Tools wie SPARETECH können den Prozess der Identifizierung und Beseitigung von Duplikaten erheblich erleichtern und die Datenqualität nachhaltig steigern. Durch den Einsatz von Matching-Algorithmen und den Abgleich der Materialinformationen mit Original-Herstellerdaten können Materialstämme automatisch auf Dubletten und veraltete Ersatzteile gescannt werden. Auf diese Weise kann der manuelle Aufwand für das Instandhaltungspersonal erheblich reduziert werden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mithilfe von Software-Tools Ihre Stammdaten automatisch bereinigen können, in diesem Erklärvideo.

Fazit

Genaue und konsistente Stammdaten sind der Schlüssel zu einem effizienten und transparenten Ersatzteilmanagement. Es versteht sich von selbst, dass eine hohe Datenqualität letztlich auch zu mehr Vertrauen in diese Daten führen. Software-Tools wie SPARETECH zu einem frühen Zeitpunkt im Projekt einer Stammdaten-Bereinigung einzubinden, kann den Instandhaltungs- und Stammdaten-Teams helfen viel Zeit und Geld zu sparen sowie datengetriebene Entscheidungen basierend auf den Erkenntnissen der Software zu treffen.

Der vorgestellte, strukturierte Ansatz zur Beseitigung von Duplikaten kann entscheidend dazu beitragen die Datenqualität ihrer Stammdaten zu verbessern und den manuellen Aufwand bei der Migration auf ein neues System zu reduzieren. Dass es sich hierbei nicht nur um eine einmalige Massenbereinigung handelt, sondern um einen fortlaufenden Prozess, sollte dieser Text Ihnen jetzt gezeigt haben. Es ist von entscheidender Bedeutung, eine Kultur der Datenbereinigung zu schaffen und Ihr System nachhaltig frei von Duplikaten zu halten. Dazu gehören z.B. die Schulung der Mitarbeiter in der korrekten Eingabe von Materialien in den Materialstamm, die Einführung von Qualitätskontrollmaßnahmen und spezieller Software sowie die Beschränkung der Anzahl der Benutzer:innen, die einen Materialstamm im System anlegen können.

Key Takeaways:

• Analysieren Sie Ihre Stammdaten genau und erkennen Sie Duplikate so früh wie möglich.
  Fangen Sie Datenprobleme bereits zu Beginn des Stammdaten-Erstellungsprozesses ab und verhindern Sie so, dass die Duplikate in das ERP-System gelangen.

• Etablieren Sie einen Prozess und ein Projektteam, um den Prozess der Duplikat-Entfernung zu koordinieren.
  ‍Der Prozess der Dubletten-Beseitigung kann langwierig sein und erfordert die Mitwirkung verschiedener Interessengruppen - am besten stellen Sie ein Projektteam zusammen und sorgen dafür, dass alle Beteiligten mit an Bord sind.

• Setzen Sie Tools ein, die Ihnen helfen, Duplikate zu identifizieren und die Qualität Ihrer Ersatzteildaten zu verbessern.
  Nutzen Sie Software-Tools, um die täglichen Aktivitäten effizienter zu machen und die Identifizierung von Dubletten zu erleichtern. Die Verwendung des richtigen Automatisierungswerkzeugs in Kombination mit dem Prozess zur Beseitigung von Duplikaten wird zu einem echten Mehrwert führen.

Wenden Sie sich an das SPARETECH-Team, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie auf dem Weg zur Verbesserung der Datenqualität unterstützen können.