Digitales und kollaboratives Ersatzteilmanagement | MANN+HUMMEL und SPARETECH

Unsere Zusammenarbeit mit MANN+HUMMEL begann 2022 in Deutschland und hat sich auf ganz Europa ausgeweitet, u. a. auf die Tschechische Republik, Bosnien und Spanien. Das Projekt umfasste 7 Werke in 7 Städten. Damals hatte das Unternehmen mit einem dezentralen und schwer kontrollierbaren Ersatzteilmanagement zu kämpfen, was naturgemäß zu einer schlechteren Qualität der Materialstammdaten mit fehlenden Standards und Regeln führte – insbesondere über die Werksgrenzen hinaus.

Diese Situation führte zu erheblichen Herausforderungen, darunter Duplikate, hohen Lagerbeständen, steigenden Beschaffungskosten und einem hohen Aufwand für die Beschaffung von Nachfolge- oder Ersatzprodukten bei Abkündigungen.

Bereits zu Beginn unserer Zusammenarbeit hat MANN+HUMMEL schnell mehrere Meilensteine in Sachen Datenqualität erreichen können. Mit Blick auf die Zukunft zielt das Projekt darauf ab, diese Ergebnisse durch kontinuierliche Maßnahmen zum Daten Lifecycle Management zu erhalten und die werksübergreifende Zusammenarbeit für ein effizienteres und standardisiertes Ersatzteilmanagement zu fördern.

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Ausgangssituation: Dezentralisiertes und unkontrolliertes Ersatzteilmanagement

Eine der größten Herausforderungen, mit denen sich Instandhaltungsteams heute im Ersatzteilmanagement konfrontiert sehen, ist der Mangel an Transparenz, Genauigkeit und Zuverlässigkeit bei den Materialstammdaten. In der Regel dient das ERP-System als zentrale Drehscheibe für alles, was mit Ersatzteilen zu tun hat. In diesem Fall werden Maschinenersatzteile in SAP angelegt, verwaltet, bearbeitet und beschafft.

Dieser Prozess wird häufig durch unzureichende (oder in vielen Fällen fehlende) Regeln und Normen bei der Bezeichnung und Nummerierung von Ersatzteilen erschwert. Das manuelle Anlegen neuer Materialien ist anfällig für Fehler und trägt zusätzlich zum Problem bei.

Hinzu kommt, dass MANN+HUMMEL ein dezentrales Ersatzteilmanagement betreibt, d.h. jedes Werk verwaltet die Maschinenteile eigenständig.

Die Herausforderungen

Die beschriebene Ausgangssituation macht es für das Instandhaltungsteam von MANN+HUMMEL schwer, auf unerwarteten Bedarf an einem bestimmten Ersatzteil zu reagieren. Das Fehlen transparenter, vollständiger und zuverlässiger Informationen erschwert es, das benötigte Teil zu identifizieren, zu prüfen, ob es vorrätig ist, oder zu wissen, wo es gelagert ist. All das führte bei MANN+HUMMEL unter anderem zu folgenden konkreten Herausforderungen:

• Probleme bei der Wiederbeschaffung aufgrund von Obsoleszenz: Etwa 5 % der Teilenummern in allen Werken sind abgekündigt. Diese Teile werden jedoch oft erst identifiziert, wenn der Lieferant bei einer Nachbestellung die Abkündigung mitteilt.
  

• Anhäufung von Duplikaten: Mehr als 5 % der Dubletten in allen Werken.
  

• Fehlende Ersatzteile

• Aufwand und Kosten

Diese Herausforderungen sind der perfekte Ausgangspunkt für die strategische Einführung von digitalen Lösungen, welche die Betriebsabläufe optimieren und die Effizienz im Ersatzteilmanagement nachhaltig steigern.

Der Erfolgsansatz: Einführung von digitalen Lösungen

MANN+HUMMEL hat verschiedene digitale Lösungen zur Optimierung seines Ersatzteilmanagements getestet und bereits einige davon implementiert. Eine wichtige Integration ist die SPARETECH-App, die folgende wichtige Vorteile bietet:

‍Mühelose Stammdatenanalyse: Abgleich vom Stammdaten in SAP mit der globalen Datenbank von SPARETECH durch unsere intelligenten Matching-Algorithmen. ‍

Zuverlässige Datenanreicherung: Anreicherung von Data Insights mit Original-Herstellerdaten, um fehlende Produktinformationen zu ergänzen und fehlerhafte Daten in ihrem Materialstamm auf der Grundlage von 100% zuverlässigen und korrekten Lieferantendaten zu bereinigen. ‍

Rechtzeitige Identifizierung abgekündigter Teile: Rechtzeitiger Zugang zu Herstellerankündigungen über Produktabkündigungen und ggf. zu Informationen über Nachfolgeprodukte, wodurch Maschinenstillstandszeiten aufgrund fehlender Ersatzteile reduziert werden. ‍

Transparenz der Beschaffungsquellen: Zugang zu detaillierten Informationen über Beschaffungsquellen, die den Vergleich von Beschaffungsmöglichkeiten für identische Teile ermöglichen und die Einsparungen bei den Ersatzteilbeschaffungskosten erhöhen. ‍

Effiziente Identifizierung und Beseitigung von Duplikaten: Effiziente und zuverlässige Identifizierung von Duplikaten und deren Eliminierung in allen Werken zur Senkung der Bestandskosten.

Ergebnisse: Digitales und kollaboratives Ersatzteilmanagement mit SPARETECH  

Die reibungslose Zusammenarbeit von MANN+HUMMEL mit SPARETECH hat zu mehreren Erfolgen geführt. Der folgende Prozess ist eine vereinfachte Übersicht darüber, wie MANN+HUMMEL und unsere Kunden die SPARETECH-App nutzen können:  

1. Exportieren Sie den Materialstamm direkt aus dem ERP-System (z.B. SAP) in eine Excel-Datei. Nehmen Sie relevante Felder wie Materialnummer, Materialbeschreibung, Einkaufsinfosatz usw. auf.

2. Laden Sie die Excel-Datei in die SPARETECH-App hoch.

3. Unsere intelligenten Matching-Algorithmen vergleichen alle Datenfelder mit unserer globalen Datenbank, identifizieren Duplikate und Abkündigungen und reichern die Daten (z.B. ungenaue, fehlerhafte oder fehlende Informationen) mit 100% korrekten Herstellerdaten an.

Die bisherigen Ergebnisse von MANN+HUMMEL mit SPARETECH sind vielversprechend:

✅ Identifizierung von über 400 Duplikaten.

✅ Identifizierung von über 1.000 abgekündigten Teilen.

✅ Auflistung des Nachfolgeprodukts für ca. 50% der Auslaufteile.

Darüber hinaus konnte das Team von MANN+HUMMEL weitere relevante Anwendungsfälle identifizieren z: B. in Bezug auf die Datentransparenz innerhalb und zwischen den Werken und die Zulieferertransparenz.

Beispiel 1: Produktionsausfall von mehreren Tagen vermieden

Eine Situation, mit der sich das Team von MANN+HUMMEL auseinandersetzen musste: Ein Frequenzumrichter wurde aufgrund eines Ausfalls dringend als Ersatzteil benötigt und verursachte einen kritischen Maschinenstillstand, da er im betroffenen Werk nicht vorrätig war. Das Teil wurde in einem anderen Werk durch die SPARETECH- Suche gefunden, wodurch lange und kostspielige Maschinenstillstände verhindert wurden.

Beispiel 2: Werks- und lieferantenübergreifende Transparenz  

Ein anderer Praxisbeispiel, das allen Instandhaltungsteams mit Sicherheit zu bekannt vorkommt: Es wurde ein Sicherheitsschalter benötigt, und der ursprüngliche Lieferant kündigte eine Lieferzeit von 12 Wochen an, was zu einer erheblichen Verzögerung des Liefertermins für eine Maschine geführt hätte. Das Teil war laut den Suchergebnissen in der SPARETECH-App nicht im Materialstamm von MANN+HUMMEL verfügbar.

In der SPARETECH-Datenbank war das Ersatzteil jedoch vorhanden und konnte alternative Lieferanten- und Beschaffungsinformationen aufzeigen. Bei einem Online-Händler war das Teil sofort verfügbar, sodass es noch rechtzeitig beschafft werden konnte.

Die nächsten Schritte: Der Weg zum kollaborativen Ersatzteilmanagement

Auf dem Weg in die Zukunft plant MANN+HUMMEL mehrere wichtige Schritte, um das kollaborative Ersatzteilmanagement weiter auszubauen und zu verbessern:

• ‍Vereinheitlichung der Materialnummern in SAP: Dadurch wird die Identifizierung und Verwaltung von Ersatzteilen im gesamten Unternehmen optimiert, einschließlich der Identifizierung und Beseitigung von Duplikaten.
• ‍Verhinderung von neuen Duplikaten bei der Materialanlage: Implementierung von Maßnahmen zur Vermeidung der Duplikate während des Anlageprozesses, um eine gleichbleibend hohe Datenqualität zu gewährleisten.
• ‍Aufnahme weiterer MANN+HUMMEL-spezifischer Ersatzteillieferanten durch SPARETECH-Lieferantenmanagement: Durch die Erweiterung unseres Lieferantennetzwerks werden die Optionen für die Ersatzteilbeschaffung sichergestellt und weiter ausgebaut, was zu höheren Matching-Raten und besserer Datenanreicherung führt.
• ‍Verbessertes Ersatzteil-Obsoleszenzmanagement: Das proaktive und vorausschauende Obsoleszenzmanagement soll das Risiko ungeplanter Maschinenstillstände minimieren sowie Beschaffungskosten und -aufwand reduzieren.

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