Nahtloser Datenaustausch-Workflow mit SAP über die SPARETECH API

Einführung

Ein effizientes Ersatzteilmanagement ist entscheidend für einen reibungslosen und kosteneffizienten Betrieb und bietet Produktionsunternehmen erhebliche Einsparungen - sowohl finanziell als auch prozessbezogen.

Mit mehreren Betriebsstätten in Deutschland und mit über 72.000 Stammdatensätzen für Ersatzteile stand Speira vor großen Herausforderungen: Die Qualität der Ersatzteildaten musste optimiert und die Prozesse werkübergreifend vereinheitlicht werden.

Die Zusammenarbeit mit SPARETECH – insbesondere die Implementierung eines automatisierten Datenaustauschs mit SAP über die SPARETECH API – zeigt eindrucksvoll, wie Software das traditionelle Ersatzteilmanagement nachhaltig transformieren kann.

 

Herausforderungen im Ersatzteilmanagement

Eines der Ziele für Speira war es, das Ersatzteilmanagement über mehrere Werke hinweg zu optimieren. Das Team im Ersatzteilmanagement war bei der Stammdatenpflege auf die Arbeit mit Excel-Dateien angewiesen – ein Prozess, der angesichts der Größe des Bestands einen erheblichen manuellen Aufwand bedeutete. Konkret sah es für Speira wie folgt aus:

• Verwaltung einer Datenbank mit 72.000 Stammdatensätzen für Ersatzteile und Betriebsmittel
• Bearbeitung von etwa 1.000 Reparaturen pro Jahr
• Bearbeitung von rund 1.500 Neuanlagen pro Jahr
• Verwaltung von etwa 500 Beschaffungsaufträgen pro Jahr
• Bearbeitung von circa 750 Abwertungsfällen pro Jahr

Das Team stand vor mehreren zentralen Herausforderungen:

• Fehlende standardisierte Prozesse: Die unterschiedlichen Verfahren an den Standorten erschwerten die betriebliche Effizienz.
• Hoher manueller Arbeitsaufwand: Die manuelle Datenverwaltung und der Excel-Datenaustausch waren zeitaufwendig und fehleranfällig.
• Mangelhafte Stammdatenqualität: Ohne standardisierten Prozess entstanden Duplikate und Inkonsistenzen im Materialstamm.
• Begrenzte Standardisierung in Beschaffungsprozessen durch historisch gewachsene SAP-Materialpflege in Langtext-Feldern
• Zeitintensive Prozesse: Eine neue Materialanlage dauerte durchschnittlich 20–30 Minuten pro Eintrag.

Daraus ergaben sich für Speira drei zentrale Prioritäten:

• Koordinierung des Ersatzteilmanagements zwischen den Werken Hamburg, Neuss und Grevenbroich
• Sicherstellung hoher Datenqualität und Vermeidung von Duplikaten in den Stammdaten
• Implementierung standardisierter digitaler Workflows für das Ersatzteilmanagement

 

Der Ansatz: Nahtloser Datenaustausch mit SAP über API

SPARETECH implementierte eine umfassende Ersatzteilmanagement-Lösung mit vollständiger SAP-Integration über eine API. Der leistungsstarke automatisierte Datenaustausch macht den manuellen Excel-basierten Export und Import zwischen den Systemen überflüssig. Durch Echtzeit-Updates der Ersatzteildaten zwischen der SPARETECH-App und dem ERP-System optimiert Speira seine Prozesse zur Materialanlage und Datenanreicherung:

• Standardisierte digitale Workflows für Materialanlage und -verwaltung
• Effiziente Stammdatenanreicherung mit Herstellerdaten
• Automatisierte Duplikatsprüfung über alle Werke hinweg
• Optimierte Synchronisation zwischen SPARETECH und SAP-Systemen

Implementierung

Die Software-Einführung wird in der Regel innerhalb von 2–3 Monaten abgeschlossen und umfasste bei Speira folgende Elemente:

• Vollständige Integration von SPARETECH mit dem SAP MM-Modul über API
• Maßgeschneiderte Workflow-Konfiguration abgestimmt auf Speira’s spezifische Anforderungen
• Einrichtung einer Middleware-Lösung für nahtlosen Datenaustausch
• Benutzerschulung und rollenbasierte Zugriffskonfiguration

"Durch SPARETECH und unsere Kooperation sind wir als Unternehmen zusammengewachsen. Wir treffen uns regelmäßig, stimmen uns effektiver ab und arbeiten viel harmonischer über alle Werke hinweg."

Bernd Schäfer
Spare Parts Manager | Speira

 

Ergebnisse und Vorteile

Die Einführung der SPARETECH-App ermöglichte einen nahtlosen Datenaustausch mit dem SAP-System, reduzierte erheblich den manuellen Aufwand und führte zu signifikanten Verbesserungen im Ersatzteilmanagement von Speira.

Standardisierte Prozesse

Die Betriebsabläufe in ganz Deutschland folgen durch die nahtlose SAP-Integration nun einem einheitlichen Prozess bei der Stammdatenverwaltung. Diese Standardisierung steigert die Effizienz und verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Werken.

"Die Integration hat es uns ermöglicht, bei unseren Stammdatenprozessen viel harmonischer im Produktionsverbund zu arbeiten."

Bernd Schäfer
Spare Parts Manager | Speira

Schnellere Materialanlageprozesse

Als Ergebnis haben die standardisierten Prozesse die Effizienz bei der Materialneuanlage deutlich gesteigert – die Dauer wurde von 20–30 Minuten auf nur fünf Minuten pro Eintrag reduziert.

"Früher dauerte die Anlage eines neuen Eintrags 20-30 Minuten, aber jetzt mit SPARETECH brauchen wir nur noch fünf Minuten."

Bernd Schäfer
Spare Parts Manager | Speira

Erfolgreiche Bestandsoptimierung

Durch SPARETECH und die direkte Schnittstelle zu SAP können Daten unmittelbar von Herstellern bezogen und in Speiras System eingepflegt werden. Dies reduziert erheblich die Notwendigkeit von manuellen Eingaben und verhindert Duplikate. Die einheitliche Formatierung macht zudem Bestellungen für Lieferanten besser lesbar und verbessert die Stammdatenqualität.

Diese Verbesserungen im Datenmanagement und der Prozessstandardisierung bilden eine solide Grundlage für wichtige Optimierungen. Besonders erfolgreich war Speira bei der Bestandsoptimierung:

"SPARETECH ermöglichte es uns, unseren Ersatzteilbestand per Knopfdruck um 135.000 € zu reduzieren."

Friedhelm Iske
ehem. Head of Strategy & Technology | Speira

 

"In den letzten drei Jahren haben wir gemeinsam viel erreicht, u. a. als erster Kunde die Schnittstelle vollständig zu implementieren. Jetzt freuen wir uns darauf, unsere Zusammenarbeit fortzusetzen und das volle Potenzial auszuschöpfen, um durchgängig hochwertige Stammdaten zu gewährleisten."

Paula Rückel
Customer Success Manager | SPARETECH

 

Mit der Implementierung von SPARETECH und vollständiger SAP-Integration hat Speira seinen Ersatzteilmanagement-Prozess grundlegend zum Besseren verändert. Das Unternehmen profitiert nun von höherer Effizienz, besserer Standardisierung und verstärkter Zusammenarbeit zwischen den Werken.

Diese erfolgreiche Implementierung zeigt: Eine durchdachte Schnittstellenintegration steigert nicht nur die Effizienz, sondern legt auch das Fundament für eine zukunftssichere Unternehmensstrategie.

Webinar-Aufzeichnung 🖥️

Sehen Sie sich die Webinar-Aufzeichnung an und erfahren Sie aus erster Hand, wie Speira sein Ersatzteilmanagement mit SPARETECH verbessert hat.

 

FAQs: Die SPARETECH API

🌀 Welche Abteilungen nutzen das Tool bei Speira?
Bei Speira wird das SPARETECH-Tool vor allem von der Ersatzteilabteilung genutzt, die entscheidet, welche Teile in den Bestand aufgenommen werden sollen.

🌀 Können Ersatzteile ohne Herstellerinformationen angelegt werden?
Ja, das ist möglich. Obwohl unsere Datenbank derzeit nur herstellerspezifische Ersatzteile enthält, können Sie das Herstellerfeld optional freilassen. Wenn die SAP-Konfiguration Ihres Unternehmens keine Herstellerinformationen erfordert, können Sie Ersatzteile auch ohne diese anlegen - das verursacht auf SPARETECH-Seite keine Probleme.

🌀 In welches Feld wird die SPARETECH-ID in SAP übertragen?
Für Speira haben wir zwei Klassifizierungsfelder erstellt: Eines für die SPARETECH-ID und eines für die Erstellungs-ID.

🌀 Wie lange dauert die Integration von SPARETECH mit SAP?
Je nachdem, wie die IT-Abteilung des Unternehmens aufgestellt ist, dauert es in der Regel 2 bis 3 Monate, bis ein fehlerfreier Betrieb erreicht ist.

🌀 Wie sieht die SAP S/4 Public Cloud-Integration aus? Benötige ich zusätzliche Middleware und kann ich direkt über API integrieren?
Seitens SPARETECH bieten wir eine Reihe von API-Endpunkten an, die JSON für die Datenübertragung nutzen. Sie können definitiv unsere API nutzen, wenn Ihr System in der Lage ist:

• einen Endpunkt aufzurufen
• JSON zu verstehen
• JSON in das entsprechende Format zu parsen
• JSON-Schlüssel den entsprechenden Felder im Materialstamm zuzuordnen

🌀 SAP bietet eine Standard-APIs an. Warum basiert die Integration nicht auf dieser?
Wir möchten Kunden mit allen ERP-Systemen unterstützen, nicht nur SAP. Unser aktuelles Setup ermöglicht diese Flexibilität.

🌀 Warum werden die Daten nicht von SPARETECH ins SAP gepusht?
Aktuell bietet unser System eine Reihe von API-Endpunkten an, um die Änderungen kontinuierlich abzurufen. Wir arbeiten an einer Lösung, um Änderungen nahezu in Echtzeit über Webhooks zu übermitteln. Diese Funktionalität wird zukünftig Teil der SPARETECH-App sein.

🌀 Werden Synchronisierungsfehler nur für Materialänderungen oder auch für Materialneuanlagen angezeigt?
Synchronisierungsfehler werden sowohl für Materialänderungen als auch für Materialneuanlagen angezeigt.

🌀 Wie funktioniert die SAP-Materialnummernvergabe über die Middleware?
Die Materialnummernvergabe erfolgt analog zur bestehenden Struktur in SAP oder Ihrem ERP-System. Sie haben dabei die Flexibilität, die Generierung auf spezifische Nummernkreise oder ähnliche Parameter einzugrenzen. Die Vergabe der Materialnummern liegt dabei vollständig in der Verantwortung des ERP-Systems.

Wird die eClass zusätzlich zur ausgewählten Materialgruppe an SAP übertragen?
Ja, die eClass wird zusätzlich zur Materialgruppe an SAP übertragen. Einige Kunden nutzen alternativ das Standardfeld "Externe Materialgruppe" für die eClass-Informationen, falls dieses nicht anderweitig belegt ist. Diese Methode verbessert die Klassifizierung und Organisation von Materialien im SAP-System.

🌀 Kann der Programmieraufwand hier in Stunden geschätzt werden?
Die kurze Antwort ist "Nein". Der Integrationsaufwand hängt von mehreren Faktoren ab: der Integrationserfahrung, der Anzahl der zu konfigurierenden Materialstammfelder und der Entscheidung zwischen interner oder externer Entwicklung.