Wenn Hersteller in Ersatzteilmanagementsoftware investieren, sprechen die Ergebnisse für sich

Für die meisten produzierenden Unternehmen ist Ersatzteilmanagement weiterhin ein stark manueller, fragmentierter Prozess. Lager werden lokal geführt, Daten sind über Standorte hinweg inkonsistent, und Einkaufsteams verbringen wertvolle Zeit damit, Informationen zu sammeln oder Ersatzteile nachzubestellen, die bereits auf Lager sind. Obwohl diese Ineffizienzen weithin bekannt sind, ist die Nutzung dedizierter Ersatzteilmanagementsoftware noch längst nicht die Regel.

Ergebnisse aus dem Bericht Strategisches Ersatzteilmanagement: Der übersehene Hebel für höhere Margen, zeigt, dass heute nur 34 % der Hersteller Ersatzteilmanagementsoftware nutzen. Diejenigen, die es tun, berichten jedoch von messbaren Verbesserungen bei Lagerbeständen, Kosten und operativer Effizienz. Ergebnisse, die die Profitabilität und Resilienz direkt beeinflussen.

Die Auswirkung auf den Bestand

Große Ersatzteilbestände sind oft mit Duplikaten, obsoleten Ersatzteilen oder Artikeln aufgebläht, die seit Jahren ungenutzt liegen. Ohne klare, zentrale Sicht auf verfügbare Bestände bestellen Teams weiterhin unnötig nach und binden Kapital in Ersatzteilen, die womöglich nie eingesetzt werden. Gleichzeitig können kritische Komponenten dennoch fehlen, wenn sie benötigt werden. Das führt zu ungeplanten Stillständen.

Der Softwarevorteil: Unter den Herstellern, die Ersatzteilmanagementsoftware einsetzen, verzeichneten 96 % eine Reduktion der Bestände, im Durchschnitt um 9 %. Mehr als ein Drittel reduzierte um über 10 %. Diese Senkungen resultieren nicht aus riskanten Kürzungen, sondern aus gezielten Maßnahmen wie dem Entfernen von Duplikaten, dem Bereinigen obsoleter Artikel und der Umverteilung ungenutzter Bestände, bevor neu beschafft wird. Das Ergebnis ist ein schlankerer, präziserer Bestand, der die Verfügbarkeit weiterhin absichert.

Abbildung 11: Bestandsänderungen nach Einführung einer Ersatzteilmanagementsoftware

Ersatzteilkosten senken

Einkaufsteams stehen unter konstantem Druck, die Ausgaben für Ersatzteile zu steuern. Fehlende Transparenz über vorhandene Bestände und inkonsistente Daten erschweren das. Häufig bestellen Teams Ersatzteile, die in einem anderen Lager bereits vorhanden sind, oder sie greifen zu teuren Alternativen, obwohl günstigere Optionen verfügbar sind.

Der Softwarevorteil: 78 % der Unternehmen mit Ersatzteilmanagementsoftware senkten ihre Ausgaben für Instandhaltung, jedes vierte sogar um mehr als 11 %. Mit genauen Daten und Sichtbarkeit kaufen Einkaufsteams nur, was wirklich benötigt wird. Einer der größten Automobilzulieferer der Welt erreichte 98 % Transparenz im Materialstamm, nachdem Einkaufsdaten mit Originalherstellerinformationen angereichert wurden. Das Ergebnis war eine nachhaltige Reduktion der globalen Ausgaben für Ersatzteile im mittleren sechsstelligen Bereich.

Abbildung 12: Entwicklung der Beschaffungskosten nach Einführung einer Ersatzteilmanagementsoftware

Effizienzsteigerungen erzielen

Manuelle Ersatzteilmanagementprozesse bremsen viele Abläufe, von der Materialanlage bis zur Ersatzteilsuche. Das Auffinden eines einzelnen Ersatzteiles kann mehrere Systeme, veraltete Tabellen und Telefonate mit verschiedenen Standorten erfordern. Das kostet Zeit, verzögert Reparaturen und Beschaffungszyklen.

Der Softwarevorteil: 39 % der Unternehmen mit Ersatzteilmanagementsoftware berichten von Effizienzgewinnen von über 21 % bei ersatzteilbezogenen Aktivitäten. Durch die Automatisierung oder Vereinfachung zeitintensiver Aufgaben – wie Ersatzteillistenprüfung, Materialanlage und -pflege sowie Lieferantensuche – gewinnen Instandhaltungs- und Einkaufsteams Zeit für vorbeugende Instandhaltung, Lieferantenbeziehungen und strategische Arbeit mit höherer Wertschöpfung.

Abbildung 13: Zeitaufwände nach Einführung einer Ersatzteilmanagementsoftware

Warum die Lücke bestehen bleibt

Wenn die Vorteile so eindeutig sind, warum verlassen sich zwei Drittel der Hersteller immer noch auf veraltete Prozesse? Mehrere Hürden bremsen die Einführung einer dezidierten Softwarelösung:

• Wahrgenommene Komplexität der Implementierung: Viele Organisationen unterschätzen, wie schnell moderne Ersatzteilmanagementsoftware heute eingeführt werden kann.
• Isolierte Verantwortlichkeiten: Ohne gemeinsame Ziele und Planung von Beschaffung, Instandhaltung und Ersatzteilmanagement kommt die Einführung ins Stocken.
• Konkurrierende Prioritäten: Ersatzteilmanagement gilt nach wie vor als nachrangig gegenüber anderen Transformationsinitiativen, selbst wenn der ROI schneller und verlässlicher ist. 

Vom Potenzial zur Umsetzung

Die Ergebnisse sind eindeutig: Hersteller, die Ersatzteilmanagementsoftware eingeführt haben, erreichen messbare Reduktionen bei Beständen, Beschaffungsausgaben und administrativem Aufwand. Das sind keine marginalen Verbesserungen. Es handelt sich um strukturelle Veränderungen im Umgang mit Ersatzteilen, die Resilienz direkt stärken, Working Capital freisetzen und die Geschwindigkeit sowie Qualität von Entscheidungen in Instandhaltung und Beschaffung verbessern.

Für die Mehrheit der Unternehmen, die weiterhin mit getrennten Systemen und manuellen Abläufen arbeitet, vergrößert sich die Lücke. Je länger Transparenz, Datenintegrität und Standardisierung ungelöst bleiben, desto stärker verfestigen sich Ineffizienzen. In einem Wettbewerb, in dem Uptime, Agilität und Kostenkontrolle entscheidend sind, bedeuten diese Ineffizienzen verlorene Marge und verpasste Chancen.

Durch den Aufbau einer einheitlichen, genauen Bestandssicht über Standorte, das Standardisieren und Anreichern von Materialstammdaten und die Verankerung dieser Fähigkeiten im Tagesgeschäft können Hersteller die gleichen Vorteile realisieren, die Early Adopter bereits erzielen. Der Weg ist klar, die Technologie bewährt. Was bleibt, ist die Entscheidung, die Optimierung des Ersatzteilmanagements zur Priorität zu machen.

Im Bericht Strategisches Ersatzteilmanagement: Der übersehene Hebel für höhere Margen beleuchten wir den Status quo von Ersatzteilmanagement im Detail und geben Antworten auf Fragen wie:

• welcher Anteil der Führungskräfte berichtet über verbesserte Margen durch Optimierung des Ersatzteilmanagements,
• welche Herausforderungen bei Instandhaltung und Einkauf oben auf der Liste stehen und ob sie sich decken, und
• wie sich wachsende Bestände ungenutzter Ersatzteile in Ergebniszahlen und Kosten niederschlagen

Laden Sie den vollständigen Bericht herunter, um zu sehen, wie Ihr Unternehmen im Vergleich abschneidet und wo sich die schnellsten, zuverlässigsten Verbesserungen realisieren lassen.