Maverick Buying in der MRO-Beschaffung reduzieren und Kontrolle stärken

Beschaffung in der Fertigung ist darauf ausgelegt, strukturiert und kontrolliert zu funktionieren. Lieferanten werden verhandelt, Materialien standardisiert und Einkäufe folgen klar definierten Prozessen. Auf dem Papier funktioniert das.

Der Einkauf in der Fertigungsindustrie folgt klar definierten Strukturen und Prozessen. Lieferanten werden strategisch ausgewählt, Materialien standardisiert und Einkäufe über vorgegebene Systeme abgewickelt. Auf dem Papier wirken diese Prozesse klar und effizient.

Im Betriebsalltag sieht die Realität jedoch oft anders aus. Gerade bei MRO-Ersatzteilen entsteht der Bedarf oft kurzfristig, unter Zeitdruck und häufig mit unvollständigen Informationen. Ein Techniker findet ein benötigtes Ersatzteil nicht, eine Produktion kann nicht auf eine Freigabe warten oder Suchergebnisse im System sind ungenau oder unübersichtlich. Genau hier beginnt sich Maverick Buying einzuschleichen.

Einzelne spontane Käufe wirken zunächst unkritisch. Mit der Zeit summieren sie sich jedoch. Was als kurzfristiger Workaround beginnt, führt zu fragmentierten Ausgaben, Doppelbeständen und fehlender Transparenz im Einkauf. Wer Maverick Buying nachhaltig reduzieren möchte, muss deshalb die zugrunde liegenden Prozess- und Datenprobleme lösen, statt ausschließlich strengere Regeln einzuführen.

Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying beschreibt Einkäufe, die außerhalb genehmigter Beschaffungsprozesse oder bestehender Lieferantenvereinbarungen erfolgen. In der Fertigungsindustrie steckt dahinter jedoch meist mehr als das bewusste Umgehen von Richtlinien. Häufig geht es vielmehr darum, Arbeit trotz ineffizienter Prozesse oder unzureichender Systeme schnell erledigen zu können.

Wenn Mitarbeitende benötigte Teile nicht finden, den Daten nicht vertrauen oder Beschaffungsprozesse zu lange dauern, suchen sie nach Alternativen. Dieses Verhalten ist meist eine direkte Reaktion auf unnötige Hürden im Arbeitsalltag.

Aus dieser Perspektive ist Maverick Buying weniger ein reines Compliance-Problem als vielmehr ein Hinweis auf Schwächen in Prozessen und Systemen. Es weist auf Probleme bei der Datenqualität, der Benutzerfreundlichkeit oder der Abstimmung zwischen Einkauf, Instandhaltung und weiteren Fachbereichen hin.

Geschäftliche Auswirkungen von Maverick Buying in der Fertigung

Die Auswirkungen von Maverick Buying sind auf den ersten Blick oft kaum sichtbar. Ein einzelner Einkauf außerhalb bestehender Verträge wirkt zunächst unkritisch. Problematisch wird es, wenn sich solche Entscheidungen im Arbeitsalltag wiederholen und sich über die Zeit summieren.

In der Fertigung, wo Beschaffung, Lagerhaltung und Betrieb eng miteinander verknüpft sind, bleiben die Folgen selten auf einzelne Prozesse beschränkt. Kosten steigen, Daten werden unzuverlässig, und die Abstimmung zwischen Standorten wird zunehmend schwieriger.

• Höhere Beschaffungs- und Lagerkosten: Einkäufe außerhalb vereinbarter Lieferantenverträge führen zu uneinheitlichen Preisen und verhindern die Nutzung von Mengenrabatten. Mit der Zeit zahlen Unternehmen mehr für dieselben Teile, ohne es zu bemerken.
• Vertragsverstöße gegenüber Lieferanten: Wenn Teams außerhalb freigegebener Lieferanten einkaufen, verlieren bestehende Rahmenverträge an Wirkung. Dies schwächt langfristige Lieferantenbeziehungen und reduziert die Verhandlungsmacht des Einkaufs.
• Compliance- und ESG-Risiken durch Einkäufe bei nicht geprüften Lieferanten: Nicht genehmigte Lieferanten erfüllen unter Umständen regulatorische Anforderungen oder Nachhaltigkeitsstandards nicht vollständig. Dadurch entstehen Risiken, die sich später nur schwer nachvollziehen oder korrigieren lassen.
• Doppelte Ersatzteile und Lagerbestände: Werden bestehende Materialien im System nicht gefunden, werden häufig neue Materialstammsätze erstellt. Dies führt zu Doppelbeständen und unnötig gebundenem Lagerbestand.
• Geringere Transparenz über Ausgaben: Einkäufe außerhalb definierter Systeme lassen sich nur schwer auswerten und kategorisieren. Dadurch fehlt dem Einkauf eine verlässliche Übersicht darüber, wo und wofür Ausgaben entstehen.
• Operative Ineffizienzen über Werke hinweg: Verschiedene Werke beschaffen identische Teile häufig unabhängig voneinander, bei unterschiedlichen Lieferanten und zu unterschiedlichen Preisen. Dadurch gehen Synergien verloren, Einkaufsvolumina werden nicht gebündelt und eine einheitliche Sicht auf Bestände und Materialbedarf wird erschwert.

Arten von Maverick Buying

Maverick Buying zeigt sich in der Praxis auf unterschiedliche Weise. Welche Form es annimmt, hängt oft von Faktoren wie Zeitdruck, Nutzbarkeit des Systems oder dem Vertrauen in die vorhandenen Daten ab. In manchen Fällen stehen dringende betriebliche Anforderungen im Vordergrund, manchmal entstehen solche Beschaffungen einfach aus Gewohnheit oder weil der offizielle Prozess zu umständlich ist.

Diese Muster zu verstehen ist entscheidend, weil sie zeigen, wo die eigentlichen Probleme liegen. Wenn klar wird, wie und wann Mitarbeitende bestehende Prozesse umgehen, lässt sich gezielt daran arbeiten, etwa durch bessere Daten, einfachere Workflows oder benutzerfreundlichere Systeme.

1. Bestellungen außerhalb bestehender Verträge

Selbst wenn genehmigte Lieferanten vorhanden sind, greifen Mitarbeitende oft auf andere Anbieter zurück, weil sie den richtigen Lieferanten oder das passende Ersatzteil im System nicht finden können. Dahinter stecken häufig unvollständige Stammdaten oder Lücken im Materialkatalog und nicht absichtliche Regelverstöße. Langfristig schwächt dies bestehende Lieferantenverträge und die Bündelung von Einkaufsvolumen.

2. Dringlichkeitsgetriebene Käufe (Notfallbeschaffung)

Diese Form tritt besonders häufig in der Instandhaltung auf, wenn schnelle Entscheidungen notwendig sind und Produktionsstillstände vermieden werden müssen. In solchen Situationen zählt vor allem Geschwindigkeit. Freigaben werden übersprungen oder benötigte Teile direkt außerhalb des Systems beschafft.

Kurzfristig hilft das, akute Probleme zu lösen. Passiert dies jedoch regelmäßig, sinken Transparenz und Kontrolle im Einkauf.

3. Eigene Beschaffungswege in den Fachbereichen

Bereiche wie Instandhaltung, Betrieb oder Engineering entwickeln häufig eigene Beschaffungswege, wenn zentrale Prozesse ihre Anforderungen nicht erfüllen. Dies führt zu separaten Lieferantenstrukturen und Ausgaben, auf die der Einkauf nur eingeschränkt Einblick hat. Mit der Zeit wird es dadurch deutlich schwieriger, Beschaffung, Standards und Kosten unternehmensweit einheitlich zu steuern.

Ursachen von Maverick Buying in der Beschaffungsfertigung

Maverick Buying entsteht selten ohne Grund. Oft liegt das Problem nicht beim Verhalten der Mitarbeitenden, sondern bei den Systemen, Prozessen und Daten, mit denen sie täglich arbeiten. In den meisten Fällen ist das Verhalten eine logische Reaktion auf ein System, das sie nicht ausreichend unterstützt.

Um Maverick Buying dauerhaft zu reduzieren, muss klar sein, an welchen Stellen diese Probleme entstehen:

1. Schlechte oder unvollständige Materialstammdaten:
   Sind Materialbeschreibungen unklar oder uneinheitlich, haben Mitarbeitende Schwierigkeiten, benötigte Teile zuverlässig zu finden. Sie suchen mehrfach und sind trotzdem unsicher, ob der richtige Artikel ausgewählt wurde. In vielen Fällen wird deshalb ein neuer Materialstammsatz angelegt, obwohl das Teil bereits existiert.

2. Doppelte Ersatzteile und unterschiedliche Lieferantenvarianten:
   Im Laufe der Zeit entstehen für identische Teile verschiedene Bezeichnungen, Maßeinheiten oder Lieferantenreferenzen. Das sorgt für Verwirrung und erschwert die Auswahl des richtigen Artikels. Sinkt das Vertrauen in das System, verlassen sich Mitarbeitende auf bekannte Lieferanten oder ihr eigenes Urteil und beschaffen eigenständig.

3. Eingeschränkte Transparenz über vorhandene Bestände:
   Fehlt eine klare Übersicht über Lagerbestände, gehen Mitarbeitende oft davon aus, dass Artikel nicht verfügbar sind. Teile werden erneut bestellt, obwohl sie bereits an anderer Stelle im Unternehmen vorhanden sind. Dadurch entstehen unnötige Kosten und zusätzliche Lagerbestände.

4. Langsame oder komplexe Beschaffungsprozesse:
   Dauern Freigaben oder Bestellprozesse zu lange, suchen Mitarbeitende nach schnelleren Wegen. Dabei geht es nicht darum, Regeln bewusst zu umgehen, sondern den Betrieb aufrechtzuerhalten.

5. Fehlende Abstimmung zwischen Standorten:
   Arbeiten Werke mit unterschiedlichen Daten, Prozessen oder Materialstandards, wird eine einheitliche Beschaffung schwierig. Standorte entwickeln eigene Vorgehensweisen und Lieferantenstrukturen. Dadurch wird es für den Einkauf zunehmend schwerer, Standards unternehmensweit einheitlich umzusetzen.

Wie sich Maverick Buying mithilfe von Beschaffungsdaten erkennen lässt

Maverick Buying fällt im Alltag oft nicht direkt auf. Es vermischt sich mit normalen Einkaufsaktivitäten und ist ohne strukturierte Analysen schwer zu erkennen. Ziel ist es daher nicht, einzelne Fälle zu identifizieren, sondern Muster sichtbar zu machen, die auf größere Probleme hinweisen. Gut aufbereitete Beschaffungsdaten liefern genau diese Hinweise:

• Analyse von Bestellungen im Vergleich zu genehmigten Verträgen:
  Der Vergleich von Bestellungen mit bestehenden Vertragsdaten zeigt, wo genehmigte Lieferanten umgangen werden. So wird sichtbar, wie häufig außerhalb definierter Beschaffungswege eingekauft wird.  Wie zuverlässig diese Analyse ist, hängt jedoch stark von der Datenqualität ab. Doppelte Lieferanteneinträge oder uneinheitliche Bezeichnungen können dazu führen, dass Maverick Buying unbemerkt bleibt.

• Identifikation doppelter Materialien und Lieferanten:
  Ähnliche Materialbeschreibungen, unterschiedliche Lieferantenreferenzen oder doppelte Einträge über Werke hinweg deuten auf inkonsistente Stammdaten und Lieferantenstrukturen hin. Diese Fragmentierung erschwert die Nutzung standardisierter Beschaffungswege und ist ein deutliches Zeichen für unkontrollierte Beschaffung.

• Analyse nicht katalogbasierter Bestellungen:
  Ein hohes Volumen an Freitextbestellungen deutet oft darauf hin, dass Mitarbeitende den vorhandenen Katalog nicht nutzen. Dahinter stecken häufig unvollständige Kataloge, schlechte Suchfunktionen oder unklare Materialdaten.

• Nutzung von Ausgabenanalysen zur Mustererkennung:
  Uneinheitliche Preise, viele unterschiedliche Lieferanten für ähnliche Teile oder stark verteilte Einkaufsvolumina können auf Maverick Buying hinweisen. Mit der Zeit werden dadurch Muster sichtbar, die auf Probleme in Prozessen, Daten oder Beschaffungsstrukturen hindeuten.

Wichtige Indikatoren für Maverick Buying

Warum Maverick Buying bestehen bleibt, obwohl Unternehmen das Problem kennen

Die meisten Unternehmen sind sich des Problems bereits bewusst. Trotzdem bleibt Maverick Buying in vielen Fällen bestehen. Die meisten Organisationen verfügen bereits über Richtlinien, bevorzugte Lieferanten und definierte Prozesse. Die Herausforderung besteht darin, dass diese Vorgaben im Tagesgeschäft häufig nicht greifen.

Was zunächst wie mangelnde Compliance aussieht, ist meist ein Problem auf Systemebene. Sind Daten fragmentiert, Abläufe zu langsam oder Zuständigkeiten unklar, lassen sich selbst gut definierte Richtlinien nur schwer umsetzen.

1. Maverick Buying bleibt im Tagesgeschäft oft unbemerkt:
   Maverick Buying zeigt sich selten als einzelner großer Verstoß. Meist entsteht es durch viele kleine, routinemäßige Käufe, die im normalen Einkaufsvolumen untergehen. Einzelne Vorgänge erscheinen unbedeutend, summieren sich jedoch mit der Zeit zu erheblichen und schwer nachvollziehbaren Kosten.

2. Fragmentierte Daten erschweren Kontrolle:
   Dasselbe Teil kann in verschiedenen Systemen unter unterschiedlichen Namen, Formaten oder Lieferanten angelegt sein. Ohne eine einheitliche Datenbasis fällt es den Mitarbeitenden schwer zu erkennen, welche Materialien bereits vorhanden sind. Dadurch wird die Einhaltung standardisierter Beschaffungswege deutlich erschwert.

3. Richtlinien sind vorhanden, lassen sich im Alltag aber schwer umsetzen:
   Selbst klare Beschaffungsrichtlinien funktionieren nur dann, wenn die zugrunde liegenden Systeme praktikabel sind. Dauert die Suche zu lange oder bremsen Workflows den Betrieb, suchen Mitarbeitende nach schnelleren Alternativen. Das ist keine bewusste Missachtung, sondern eine Reaktion auf Reibung.

4. Operativer Zeitdruck hat Vorrang vor Prozessen:
   In der Fertigung ist Anlagenverfügbarkeit entscheidend. Wenn eine Maschine stillsteht, zählt vor allem Geschwindigkeit. Instandhaltungsteams priorisieren deshalb die schnelle Lösung des Problems, auch wenn dafür bestehende Beschaffungsprozesse umgangen werden.

5. Fehlende Abstimmung zwischen Einkauf und Instandhaltung:
   Der Einkauf verantwortet Lieferanten und Verträge, während die Instandhaltung den tatsächlichen Bedarf im Tagesgeschäft steuert. Sind Verantwortlichkeiten nicht klar abgestimmt, entstehen Lücken in den Prozessen. Diese dauerhaft zu schließen, erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Bereichen.

Best practices zur Vermeidung von Maverick Buying

Maverick Buying zu reduzieren bedeutet nicht in erster Linie, strengere Regeln einzuführen, sondern vielmehr, die Beschaffungsprozesse im Arbeitsalltag einfacher und zuverlässiger zu machen. Wenn Systeme gut funktionieren und einfach zu bedienen sind, werden sie auch genutzt. Im Fokus stehen dabei bessere Daten, einfachere Abläufe und eine enge Abstimmung zwischen den beteiligten Teams.

• Doppelte Ersatzteile und Lieferanten konsolidieren:
  Das Entfernen doppelter Datensätze reduziert Verwirrung und erleichtert die Auswahl der richtigen Teile. Gleichzeitig hilft es, Lieferanten zu konsolidieren, Einkaufsvolumen zu bündeln und bestehende Verträge besser zu nutzen.

• Materialstammdaten systemübergreifend standardisieren:
  Einheitliche Materialdaten erleichtern die Suche und stärken das Vertrauen in die Daten. Dadurch legen Mitarbeitende weniger neue Materialstammsätze an und Beschaffungen außerhalb des Systems werden reduziert.

• Regelkonformes Einkaufen zum einfachsten Weg machen:
  Beschaffungsprozesse sollten schneller und einfacher sein als alternative Workarounds. Intuitive Systeme, die Mitarbeitende direkt zu freigegebenen Optionen führen, fördern die Einhaltung bestehender Prozesse im Arbeitsalltag.

• Einkauf und Instandhaltung auf eine gemeinsame Datenbasis ausrichten:
  Einkauf und Instandhaltung benötigen Zugriff auf dieselben verlässlichen Daten. Eine gemeinsame Sicht auf Materialien, Lieferanten und Bestände erleichtert Entscheidungen und reduziert Inkonsistenzen.

• Beschaffungsdaten und Ausgabenanalysen aktiv nutzen:
  Kontinuierliches Monitoring hilft, Muster frühzeitig zu erkennen und Probleme in Prozessen oder Daten gezielt zu beheben.

• Gemeinsame Prozesse zwischen Einkauf und Instandhaltung schaffen:
  Beschaffungsrichtlinien müssen zur operativen Realität passen. Arbeiten Einkauf und Instandhaltung eng zusammen, lassen sich Prozesse langfristig einheitlicher und praktikabler gestalten. 

Maßnahmen zur Vermeidung von Maverick Buying

Wie SPARETECH hilft, Maverick Buying zu verhindern

Die meisten Ansätze zur Reduzierung von Maverick Buying setzen erst an, wenn das Problem bereits entstanden ist. SPARETECH verfolgt einen anderen Ansatz: Die Ursachen werden direkt dort adressiert, wo Maverick Buying entsteht. Im Mittelpunkt stehen saubere, strukturierte und verlässliche Materialdaten. Sind Teile eindeutig definiert und Dubletten bereinigt, können Mitarbeitende den vorhandenen Daten vertrauen. Genau dieses Vertrauen ist entscheidend, denn fehlendes Vertrauen führt häufig zu eigenen Workarounds.

SPARETECH verbessert außerdem den Zugriff auf Materialdaten im Arbeitsalltag. Eine schnelle, intuitive Suchfunktion macht es einfach, benötigte Teile auch in großen und komplexen Datenbeständen zuverlässig zu finden. Statt neue Einträge anzulegen oder auf eigene Lösungen auszuweichen, erkennen Mitarbeitende sofort, welche Materialien bereits im Werk oder an anderen Standorten vorhanden sind.

Gleichzeitig unterstützen digitale Workflows standardisierte Beschaffungsprozesse. Anstelle von Freitextbestellungen, E-Mails oder spontanen Einzelanfragen folgen Materialanforderungen klar definierten Abläufen mit integrierten Freigaben, Aktivitätsprotokollen, Live-Dublettenprüfungen und Vorschlägen zur Datenanreicherung. So wird verhindert, dass fehlerhafte oder doppelte Daten überhaupt erst ins System gelangen.

Darüber hinaus lassen sich die strukturierten Materialdaten direkt in bestehende ERP- und CMMS-Systeme wie SAP oder IBM Maximo integrieren. Standards und Governance werden dadurch direkt in den Systemen verankert, mit denen Teams bereits täglich arbeiten.
So entstehen standardisierte Prozesse direkt im Arbeitsalltag, ohne zusätzliche Kontrollschritte.

• Saubere und standardisierte Daten:
  SPARETECH unterstützt Unternehmen, Materialstammdaten zu bereinigen, anzureichern und zu standardisieren. Dadurch werden die Ursachen von Maverick Buying direkt adressiert. Ersatzteilbeschreibungen werden vereinheitlicht, Duplikate erkannt und bereinigt und eine verlässliche Datenbasis geschaffen, der Mitarbeitende im Arbeitsalltag vertrauen können.

• Globale Ersatzteilsuche:
  Eine schnelle, intuitive Suchfunktion erleichtert das Auffinden vorhandener Teile, inklusive Zugriff auf den globalen SPARETECH-Katalog mit über 40 Millionen Teilen. Wenn Mitarbeitende benötigte Teile schnell finden, werden weniger Duplikate angelegt und externe Beschaffungen reduziert.
  Die Google-ähnliche Suche verarbeitet Tippfehler, unterschiedliche Schreibweisen und technische Begriffe zuverlässig, sodass Techniker vorhandene Bestände schnell identifizieren können.

• Digitale Workflows und Echtzeitvalidierung:
  Strukturierte Workflows ersetzen Freitextbestellungen und spontane Einzelanfragen durch klar definierte und konfigurierbare Prozesse. Dazu gehören festgelegte Genehmigungen, Live-Dublettenprüfungen, standardisierte Beschreibungen sowie die Möglichkeit, OEM-Daten direkt einzubinden. Dadurch entstehen Materialstammsätze, die von Anfang an vollständig, einheitlich und durchsuchbar sind. Gleichzeitig schafft die werksübergreifende Transparenz eine bessere Übersicht über vorhandene Materialien, bevor neue Bestellungen ausgelöst werden. So werden unnötige Einkäufe und Beschaffungen außerhalb bestehender Verträge reduziert.

• ERP-Integration:
  Saubere, validierte und strukturierte Materialdaten werden direkt in Systeme wie SAP und IBM Maximo synchronisiert. So wird sichergestellt, dass nur freigegebene und konsistente Daten ins ERP gelangen. Standards und Governance werden dadurch direkt in den Systemen verankert, mit denen Teams bereits täglich arbeiten.
  Die gemeinsame und aktuelle Datenbasis sorgt dafür, dass Instandhaltung und Einkauf mit denselben Materialstammdaten arbeiten. Das reduziert Abstimmungsaufwand, vermeidet Nacharbeit und beseitigt viele der Probleme, die typischerweise zu Maverick Buying führen.

Fazit

Maverick Buying ist nicht nur ein Compliance-Thema, sondern zeigt, wie gut Beschaffungsprozesse und Systeme den Anforderungen im Arbeitsalltag tatsächlich gerecht werden. Unternehmen, die Maverick Buying erfolgreich reduzieren, gestalten ihre Beschaffung einfacher, schneller und verlässlicher. Nachhaltige Kontrolle entsteht dabei nicht durch strengere Regeln, sondern durch Systeme, die im Alltag zuverlässig funktionieren.