Instandhaltungsmanagement 4.0: Mit Software zum Erfolg

Hauptziel des Instandhaltungsmanagements ist es, die Verfügbarkeit von Anlagen und Maschinen sicherzustellen und ungeplante Anlagenstillstände zu vermeiden. Denn die Kosten ungeplanter Stillstände, vor allem in hochautomatisierten und eng verzahnten Produktionsprozessen, belaufen sich schnell auf sechsstellige Beträge, im schlimmsten Fall sogar mehr.

Besonders ärgerlich ist es, wenn sich eine Reparatur verzögert, weil ein dringend benötigtes Ersatzteil nicht verfügbar ist. In solchen Fällen ist es üblich, dass produzierende Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Ersatzteile im eigenen Lager vorhalten.

Aus Sicht der Instandhaltung ist dies eine risikominimierende Präventivmaßnahme. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht bedeutet dies eine hohe Kapitalbindung. Analysen von SPARETECH zeigen, dass das Lagervolumen für Maschinen- und Anlagenersatzteile eines Automobilproduktionsbetriebes durchschnittlich 42 Mio. € beträgt.

Gleichzeitig lässt sich das Risiko von Maschinenstillständen nicht vollständig ausschließen, da aufgrund der enormen Variantenvielfalt nicht alle Ersatzteile vorrätig gehalten werden können. Im Durchschnitt kommt es jeden Monat zu zwei Stunden ungeplantem Maschinenstillstand aufgrund fehlender Ersatzteile. Besonders in Notfällen steigen die Beschaffungskosten für Ersatzteile. Bei SPARETECHs Kunden aus der Automobil- und Konsumgüterindustrie werden pro Standort durchschnittlich 8,4 Millionen Euro jährlich für Beschaffungskosten von Maschinen- und Anlagenersatzteilen ausgegeben.

Warum das Ersatzteilmanagement angehen?

Dieser Artikel befasst sich mit den grundlegenden Problemen und Ursachen sowie den daraus abgeleiteten Lösungen, um die Anlagenverfügbarkeit zu erhöhen und die daraus resultierenden Beschaffungs- und Betriebskosten zu senken.

Ausgangssituation: Anlagenbeschaffung

Wird eine neue Anlage beschafft, wird dem Betreiber vor der Inbetriebnahme die Anlagendokumentation zur Verfügung gestellt. Dazu gehören auch die Ersatz- und Verschleißteillisten für die jeweiligen Anlagenteile, Module, Baugruppen und die darin enthaltenen Ersatzteile.

Mit der Analyse der Ersatzteilliste beginnt die Arbeit der Instandhaltungsplanung auf Seiten des Anlagenbetreibers. Im Wesentlichen geschieht dies in fünf wesentlichen Schritten:

1. Indizierung der Listenpositionen

2. Entscheidung über die Bevorratung

3. Anfrage nach einem Angebot

4. Erstellung eines neuen Datensatzes im System

5. Beschaffung und Wareneingang

1. Indizierung

Im ersten Schritt der Indizierung stellen sich bereits mehrere Herausforderungen. Zunächst ist es entscheidend zu analysieren, welche Ersatzteile in den Listenpositionen der vorliegenden Ersatzteilliste gemeint sind. Häufig gibt es Diskrepanzen zwischen den Angaben in der Liste und denen in den Original-Herstellerangaben, insbesondere bei Teilenummern, Typenbezeichnungen und Kurztexten. Dafür gibt es verschiedene Gründe: Da die Ersatzteillisten häufig noch manuell erstellt und meist von Hand in kundenspezifische Formate umgewandelt werden, kann es zu Unregelmäßigkeiten kommen.

Dubletten in der Ersatzteilliste und Identifikation durch SPARETECH.

Sind die einzelnen Ersatzteilpositionen identifiziert, ist es wichtig, Dubletten innerhalb der Liste zuverlässig erkennen zu können. In der heutigen Praxis werden dazu Methoden wie Excel-S-Referenzen unter Berücksichtigung von gelöschten Sonderzeichen verwendet. Es liegt auf der Hand, dass diese Methode selbst bei kleinsten Beschreibungsunterschieden nicht sehr zuverlässig funktioniert und in der Praxis oft zu Frustration bei den Beteiligten führt.

Sobald eine möglichst duplikatfreie Version der vorhandenen Ersatzteilliste erstellt ist, muss der Abgleich mit den vorhandenen Materialnummern und den Ersatzteilen im Lager erfolgen. Dieser Abgleich ist besonders wichtig, um den Kauf von bereits auf Lager befindlichen Ersatzteilen sicher zu vermeiden und um doppelte Bestände zu vermeiden.

Dublettenprüfung gegen den Materialstamm.

Die Schwierigkeit, die sich bei diesem Schritt stellt, ist, dass die beschreibenden Texte der Ersatzteilliste in fast allen Fällen von den Informationen im eigenen ERP-System abweichen. Nur selten sind die Bezeichnungen, Teilenummern und Beschreibungstexte identisch. Auch hier stoßen gängige Methoden wie Microsoft Excel an ihre Grenzen.

2.Entscheidung zur Bevorratung

Ist die Indizierung abgeschlossen, beginnt Schritt 2: die Einlagerungsentscheidung. Hierfür gibt es zahlreiche, meist unternehmensspezifische Ansätze, die von datengetriebenen Klassifizierungstools bis hin zu reinen Experteneinschätzungen auf Basis von Erfahrungswerten reichen.

Häufig werden klassische Methoden wie die ABC, XYZ-Klassifizierung verwendet. Ebenso werden von einigen Unternehmen sogenannte Risikoprioritätszahlen ermittelt, um die Entscheidung auf Ersatzteil- und/oder Komponentenebene zur Bevorratung bestmöglich zu unterstützen. Übliche Faktoren, die in einer Risikoprioritätszahl berücksichtigt werden, sind:

• Lieferfrist
• Preis
• Anzahl der Schichten
• geschätzte Ausfallwahrscheinlichkeit
• erwartete, zukünftige Nachfrage

Darüber hinaus werden in einigen Fällen das Schichtmodell, die Lagerkosten oder Informationen über die Haltbarkeit berücksichtigt.

Das Ergebnis der Bestandsbewertung ist im Idealfall eine duplikatfreie Liste der zu beschaffenden Ersatzteile, die noch nicht als Materialnummern vorhanden sind und nicht auf Lager gehalten werden. Für Listenpositionen, die bereits auf Lager sind, können Änderungsvorschläge entwickelt werden, um die Dispositionsparameter für diese Materialien anzupassen, z.B. den Sicherheitsbestand geringfügig zu erhöhen.

3. Anfrage für ein Angebot

Der dritte Schritt ist die Einholung eines Angebots. Hier bieten sich verschiedene Möglichkeiten an. Zum einen können alle Ersatzteile direkt beim Generalunternehmer beschafft werden (sog. One-Stop-Store). Andererseits können alle Angebote beim jeweiligen Originalhersteller für das entsprechende Ersatzteil eingeholt werden. In diesem Fall müssen wesentlich mehr Angebote erstellt, verschickt und beantwortet werden.

Aus Kostensicht liegt der bestmögliche Ansatz oft in der goldenen Mitte. Maschinenspezifische Baugruppen und Ersatzteile werden direkt beim Maschinenhersteller eingekauft. Andererseits kann es sinnvoll sein, kleinere Komponenten zu bündeln und über Großhändler zu beschaffen. Andere Komponenten, für die bereits Rahmenverträge mit Herstellern ausgehandelt wurden, werden am besten direkt beschafft.

4. Neuanlage von Datensätzen im System

Nachdem die Ausschreibung über einen längeren Zeitraum erfolgreich abgeschlossen wurde, können die neuen Materialdaten im ERP-System erzeugt werden. In der Praxis finden sich hier zahlreiche unterschiedliche Vorgehensweisen: von der manuellen Eingabe in Excel-, Access- oder Word-Eingabemasken, über selbst programmierte oder gekaufte Add-ons bis hin zur direkten Eingabemaske im ERP-System.

Auszug aus einem Erfassungsformular für die Neuanlage von Ersatzteilen.

Oft sind die vorhandenen Lösungen nicht intuitiv und kosten den Anwender viel Zeit. Zudem müssen alle Daten manuell in die Eingabeformulare übertragen werden, was Raum für Fehler eröffnet. Die Folge sind oft unvollständige, fehlerhafte Datensätze, die dann auch über die vorhandenen Suchfunktionen im jeweiligen System nur schwer wieder zu finden sind. 9 von 10 SPARETECH-Kunden geben an, dass sie zu viel Zeit mit der Suche nach Ersatzteilen im eigenen System verschwenden - durchschnittlich 2,5 Minuten pro Suchvorgang.

5. Beschaffung und Wareneingang

Der nächste Schritt ist die Beschaffung der Ersatzteile. Die Bestellanforderung stößt die Bestellung über die üblichen Einkaufstransaktionen an. Nach erfolgreicher Lieferung und Wareneingangsprüfung werden die Materialnummern eingelagert, auf die Lagerorte gebucht und warten dann auf ihren Einsatz. Häufig werden beschaffte Ersatzteile jedoch nie verwendet, weil die angenommene "Bedarfsprognose" im Zuge der Bevorratungsentscheidung nicht genau genug war, so dass am Ende des Lebenszyklus oft nicht benötigte Ersatzteile verschrottet werden.

Die Kosten hierfür belaufen sich für ein durchschnittliches Automobilwerk auf eine sechsstellige Summe. Gleichzeitig ist die ökologische Dimension bedenklich, da funktionsfähige Ersatzteile verschrottet werden, die mit einem hohen Material-, Energie- und Kapitaleinsatz hergestellt wurden.

Der gesamte Prozess von der Indizierung bis zur Verschrottung oder dem Verbrauch des Teils am Ende seines Lebenszyklus dauert in der heutigen Unternehmenspraxis oft 20 Tage, manchmal mehrere Monate.

Digitales Instandhaltungsmanagement - Mit Software zum Erfolg

Die beschriebenen Probleme im Ersatzteilmanagement können durch den Einsatz intelligenter Software gelöst werden. Damit reduziert sich die Gesamtdurchlaufzeit von 20 Tagen auf wenige Minuten.

SPARETECH bietet diese sehr digitale und automatisierte Softwarelösung an, um die hohen Kapitalbindungskosten, Beschaffungskosten und den manuellen Aufwand drastisch zu reduzieren.

Die webbasierte Anwendung beinhaltet im Wesentlichen die beiden Module:

1. Digitaler Workflow und 2. Data Lifecycle Management.

Die Hauptmodule der digitalen Ersatzteilmanagement-Software.

Der digitale Workflow von SPARETECH umfasst sowohl die einmalige Neuanlage von Materialien mit verifizierten Herstellerdaten aus der SPARETECH-Datenbank, als auch die automatisierte Ersatzteillistenprüfung (BOM-Check).

Das Data Lifecycle Management sorgt für die Identifikation aller Ersatzteile und Dubletten im Materialstamm und vervollständigt die Datensätze mit Produkt- und Referenzinformationen. Zukünftig wird es auch möglich sein, Produktdaten durch Hersteller-Updates kontinuierlich zu pflegen (Obsoleszenzmanagement).

Die Software-as-a-Service-Anwendung hat bei einer Vielzahl von Kundengruppen die Bestände im Durchschnitt um bis zu 21% reduziert. Gleichzeitig werden die Wartungskosten deutlich gesenkt.

International führende Unternehmen wie Bosch, Porsche und Volkswagen vertrauen bereits auf die digitale Lösung von SPARETECH und setzen sie gewinnbringend in ihrem Tagesgeschäft ein.

Sprechen Sie uns an, um die Anwendung kostenlos zu testen und Ihr Einsparpotenzial schnell zu ermitteln. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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Bilder: SPARETECH GmbH & Unsplash