Hersteller investieren stark in digitale Transformation, Automatisierung und neue Produktionstechnologien. Laut Deloitte¹ haben 98 % der Hersteller ihre digitale Reise begonnen, und technologiebezogene Ausgaben sind auf 30 % der operativen Budgets gestiegen, nach 23 % im Vorjahr. Diese Initiativen dominieren strategische Roadmaps und versprechen zukunftsfähige Operations und Wettbewerbsvorteile.
Doch inmitten dieses Innovationsschubs erhält die Optimierung des Ersatzteilmanagements selten die gleiche Aufmerksamkeit. Obwohl sie essenziell ist, um die Produktion am Laufen zu halten, kritische Ersatzteile rechtzeitig verfügbar zu machen, ungeplante Stillstände zu verhindern und Reparaturen termingerecht zu ermöglichen, fehlt der Instandhaltung und insbesondere dem Ersatzteilmanagement oft die Sichtbarkeit und der wahrgenommene Impact anderer, aufmerksamkeitsstarker Programme.
Neue Studien zeigen, dass das Ersatzteilmanagement weit hinter anderen Unternehmensprioritäten rangiert. Die Verbesserung der Widerstandsfähigkeit der Lieferkette (49 %), die Förderung von digitaler Transformation und Innovation (44 %) sowie die Einführung neuer Fertigungstechnologien (40 %) stehen alle vor der Optimierung des Ersatzteilmanagement, die nur 34 % der produzierenden Unternehmen als strategische Priorität behandeln.
Diese Gewichtung ist selten bewusst. Sie ist vielmehr ein Ergebnis der Struktur, Messbarkeit und Ressourcenlage der Instandhaltung. In vielen Organisationen ist sie auf Einkauf, Operations und Maintenance Teams verteilt, jeweils mit eigenen Systemen, Budgets und Zielen. Dadurch wird das Gesamtpotenzial nicht sichtbar, und Leistung lässt sich schwer so messen, dass sie bei Entscheidern auf Vorstandsebene Gehör findet.
Auf den ersten Blick mag es harmlos erscheinen, Ersatzteilmanagement niedriger einzustufen als andere Transformationsprogramme. Produktionslinien laufen, Ersatzteile werden bestellt, Lager sind gefüllt. Doch wenn man genauer hinsieht, summieren sich finanzielle und operative Kosten, darunter:
Dies sind keine isolierten Probleme – sie wirken sich direkt auf die Gewinn- und Verlustrechnung aus.
Hier wird die Diskrepanz teuer. Unsere Befragung zeigt, dass 74 % der Führungskräfte, die in die Optimierung des Ersatzteilmanagements investiert haben, von moderaten bis erheblichen Margenverbesserungen berichten. Für viele große produzierende Unternehmen bedeutet schon ein Margenanstieg von 2 % einen Millionenwert – Kapital, das in Kapazitätserweiterung, Innovation oder Resilienzmaßnahmen reinvestiert werden kann.
Mit anderen Worten: Die Funktion, die oft als Hintergrundaktivität abgetan wird, ist in Wirklichkeit einer der zuverlässigsten und wiederholbarsten Hebel zur Verbesserung der Profitabilität.
Strategisches Ersatzteilmanagement schafft diesen Mehrwert auf drei Wegen:
In einem Umfeld anhaltender Volatilität der Lieferketten und Inflationsdruck sind diese Vorteile wettbewerbsentscheidend.
Um die Lücke zwischen Erkenntnis und Handeln zu schließen, sollten Führungsteams drei zentrale Bereiche in den Fokus nehmen:
Governance und Verantwortlichkeit
Wer ist unternehmensweit für Ersatzteilmanagement verantwortlich? Ohne klare Verantwortlichkeiten kommen Optimierungsinitiativen ins Stocken. Bereichsübergreifende Verantwortung – über Einkauf, Fertigung und Instandhaltung hinweg – stellt sicher, dass Entscheidungen sowohl Kosten- als auch Verfügbarkeitsprioritäten berücksichtigen.
Datenqualität und Transparenz
Wie können wir eine einheitliche, präzise Sicht auf den Bestand an allen Standorten erreichen? Standardisierte, angereicherte Materialstammdaten, die systemübergreifend verfügbar sind, verhindern Doppelbestellungen, ermöglichen verlässliche Bedarfsprognosen und unterstützen bessere Beschaffungsentscheidungen.
Strategische Ausrichtung
Wie kann sich strategisches Ersatzteilmanagement bei Investitionen gegenüber anderen Prioritäten behaupten? Wird es in Transformationsprogramme eingebettet, positioniert es sich als zentraler Enabler für Kostenkontrolle, Verfügbarkeit und Resilienz, anstatt als bloße Hintergrundaktivität der Instandhaltung.
Wer diese Bereiche angeht, kann gebundenes Kapital freisetzen, das Stillstandsrisiko verringern und einen verlässlichen Hebel zur Margensteigerung nutzen. Die Chance ist nicht abstrakt, sie ist unmittelbar, messbar und für Unternehmen, die entschlossen handeln, greifbar.
Unser aktueller Bericht Strategisches Ersatzteilmanagement: Der übersehene Hebel für höhere Margen dient als Ausgangspunkt für diese wichtige Diskussion und deckt den vollen Umfang der Möglichkeiten auf, einschließlich:
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Quellen
¹Deloitte, Digital Maturity Index, 2025