Über globale Produktionsumgebungen hinweg bleibt der Prozess, Ersatzteile für die Instandhaltung zu beschaffen, zu lagern und zu nutzen, ineffizient, kostenintensiv und fragmentiert. Das Ergebnis ist eine wachsende Diskrepanz zwischen dem, was Unternehmen ausgeben, und dem Wert, den sie dafür zurückerhalten.
Neue Daten aus dem Bericht Strategisches Ersatzteilmanagement: Der übersehene Hebel für höhere Margen zeigen einen deutlichen Kontrast: Während 48 % der Einkaufsverantwortlichen – in den USA sogar 61 % – hohe Bestandsausgaben als zentrale Herausforderung nennen, berichten 32 % der Instandhaltungsverantwortlichen von häufigen Fehlbeständen bei kritischen Ersatzteilen. Nebeneinandergestellt verweisen diese beiden Realitäten auf ein gemeinsames Grundproblem: mangelnde Transparenz, welche Bestände tatsächlich auf Lager sind, wo sie sich befinden und ob sie im Bedarfsfall verfügbar sind.
Abbildung 1: Aktuelle Herausforderungen in der Instandhaltung & Abbildung 2: Aktuelle Herausforderungen im Ersatzteilmanagement für Beschaffungs-und Supply Chain-Teams*
*Bei diesen Fragen waren Mehrfachnennungen möglich; daher summieren sich die Prozentwerte auf über 100 %
Das Problem ist eindeutig: Einkauf und Instandhaltung leiden beide unter den Folgen eines mangelhaft gesteuerten Ersatzteilmanagements – allerdings aus unterschiedlichen Blickwinkeln.
Einkaufsverantwortliche stehen unter Druck, Kosten zu senken und Überbestände abzubauen. Doch ohne transparente, zentrale Bestandsdaten über alle Standorte kaufen sie häufig Ersatzteile zu hohen Preisen oder beschaffen erneut, was anderswo im Unternehmen bereits vorhanden ist. Diese Entscheidungen treiben die Bestandskosten in die Höhe, ohne echten Mehrwert zu schaffen.
Instandhaltungsteams hingegen müssen die Anlagenverfügbarkeit sicherstellen und Verzögerungen durch fehlende Ersatzteile verhindern. Trotz umfangreicher Lagerbestände berichten viele von regelmäßigen Fehlbeständen bei kritischen Ersatzteilen. Häufig existiert das benötigte Ersatzteil sogar irgendwo im System, es ist nur nicht auffindbar oder falsch benannt.
Die Konsequenz: Eilbeschaffungen, Produktionsverzögerungen und vermeidbare Stillstände. Die Ironie ist offensichtlich: Die Teams sind von Beständen umgeben, doch im entscheidenden Moment fehlt das richtige Ersatzteil, um die Maschinen am Laufen zu halten.
Im Kern des Problems steht der Mangel an verlässlichen, leicht zugänglichen Ersatzteildaten. Bestands- und Lagersysteme sind über Standorte hinweg oft fragmentiert, veraltet oder lokal geführt. Viele Unternehmen verlassen sich auf Tabellenkalkulationen, isolierte ERP-Module oder manuelle Prozesse, um Ersatzteile zu managen. Dadurch fehlt im gesamten Unternehmen eine zentrale, verlässliche Datenbasis für den Ersatzteilbestand.
Das führt zu Duplikaten, uneinheitlichen Benennungskonventionen und einer begrenzten Fähigkeit, Bestände zu optimieren. Zudem verhindert es eine wirksame Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Instandhaltung, die häufig mit völlig unterschiedlichen Daten arbeiten.
Die Auswirkungen zeigen sich in zwei Dimensionen. Erstens entstehen finanzielle Ineffizienzen. Überbestände binden Working Capital und erhöhen Lagerhaltungskosten, ohne die Verfügbarkeit zu verbessern. Zweitens steigt das operative Risiko. Fehlbestände führen zu ungeplanten Stillständen, Produktivitätsverlusten und reaktiven Ausgaben wie Eilbeschaffungen zu Aufpreisen. Mit besserer Planung und Transparenz ließe sich das vermeiden.
Dabei geht es nicht nur um fehlende Abstimmung zwischen Abteilungen. Die Kluft ist strukturell und systematisch. In vielen Unternehmen sind Zuständigkeiten in der Instandhaltung über Funktionen, Regionen und Geschäftseinheiten verteilt. Häufig fehlt eine zentrale Verantwortlichkeit oder ein einheitlicher Prozess dafür, wie Ersatzteile im Materialstamm angelegt, beschafft und standortübergreifend bereitgestellt werden.
Mit wachsender Unternehmensgröße verstärken sich diese Probleme. Je mehr Werke und Lieferantenbeziehungen ein Unternehmen steuert, desto schwieriger wird es, die Bestandsstrategie ohne dedizierte Systeme zu koordinieren. Lokale Teams treffen lokale Entscheidungen, die Transparenz über das Netzwerk geht verloren.
Selbst dort, wo Standardisierung angestrebt wird, erschweren veraltete Systeme und inkonsistente Daten die Identifikation des tatsächlichen Bedarfs. Es ist schwer zu erkennen, welche Ersatzteile wirklich benötigt werden und welche bereits anderswo im Lager liegen.
Die Lücke zwischen Ausgaben und Verfügbarkeit zu schließen beginnt mit gemeinsamer Transparenz über Teams und Standorte. Einkauf und Instandhaltung brauchen Zugriff auf dieselben Daten, in Echtzeit aktualisiert und standortübergreifend standardisiert. Mit besserer Sichtbarkeit vermeidet der Einkauf unnötige Bestellungen, und die Instandhaltung findet benötigte Ersatzteile schneller.
Dazu gehören:
Ziel ist nicht, mehr „Just-in-Case“ zu bevorraten, sondern zu wissen, wie und wo man das richtige Teil zur richtigen Zeit findet. Mit sauberen Ersatzteildaten und Transparenz lassen sich Kosten senken, Stillstände vermeiden und Doppelbeschaffungen verhindern. Es geht nicht nur darum, Bestandsausgaben zu reduzieren oder Fehlbestände isoliert zu beseitigen, sondern die systematischen Ineffizienzen anzugehen, die beides zugleich ermöglichen.
Dass Einkauf und Instandhaltung unterschiedlich vom gleichen Problem betroffen sind, ist kein Zufall, sondern ein Signal. Hohe Bestandsausgaben und Fehlbestände bei kritischen Ersatzteilen sind keine isolierten Themen. Sie entstehen durch mangelnde Abstimmung, fragmentierte Daten und fehlende gemeinsame Transparenz über die Instandhaltung hinweg.
Diese Lücke lässt sich nicht mit mehr Bestand oder mehr Budget schließen. Es braucht bessere Ausrichtung, saubere Daten und Werkzeuge, die sichtbar machen, was bereits vorhanden ist.
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