Unbeabsichtigte Duplikate im Materialstamm verursachen verschiedene Ineffizienzen in der Ersatzteilverwaltung. Doppelte Lagerhaltung und Doppelbestellungen führen zu erhöhten Lager- und Bestellkosten, verschwenden Lagerplatz und verursachen Intransparenz zwischen Werken, Abteilungen und Lagerorten. Gerade in Zeiten von Engpässen und langen Lieferzeiten ist diese Transparenz und Kosteneffizienz jedoch elementar.
SPARETECH gibt Ihnen Einblicke in Ihre Materialstammdaten. Neben der Möglichkeit, die Stammdaten mit Originalherstellerdaten und Auslaufinformationen zu ergänzen, werden Dubletten innerhalb Ihres Materialstamms zuverlässig identifiziert.
Doch wie im Blogeintrag über Dubletten erläutert, sind auch nach der eindeutigen Identifizierung von Dubletten durch die SPARETECH-App noch viele Abhängigkeiten zu beachten.
Dieser Blogeintrag soll Ihnen einen Einblick in ein konkretes, praktisches Beispiel geben, wie Sie mit der SPARETECH-App in Ihrem Materialstamm Dubletten erkennen können und wie der entsprechende nachgelagerte Prozess für diesen Kunden gestaltet ist.
Ausgangspunkt für die Dublettenbereinigung bei ElringKlinger ist der Bereich Einblicke der SPARETECH-App, in dem alle identifizierten Dubletten des hinterlegten Materialstamms nach der zugehörigen SPARETECH-ID gruppiert werden. So werden unter dem Reiter Neuer Reiter alle Materialien einer Dublettengruppe aufgelistet, die zwar die gleichen identifizierenden Merkmale aufweisen, aber unterschiedlichen ERP-Materialnummern zugeordnet sind.
Bei ElringKlinger übernimmt ein zentrales Stammdatenteam die Aufgabe der unternehmensweiten Dublettenbereinigung, um eine korrekte und effektive Bearbeitung sicherzustellen. So können alle Dublettengruppen und die nachfolgend beschriebenen Prozessschritte gebündelt durchgeführt werden.
Unter dem Motto "Mobilität erleben - Zukunft entwickeln" beschäftigt der unabhängige Automobilzulieferer über 9500 Mitarbeiter an 45 Standorten weltweit. Das Produktportfolio der ElringKlinger-Gruppe reicht von Zylinderkopfdichtungen über Leichtbaukomponenten bis hin zu kompletten Elektroantrieben.
Seit 2020 arbeiten ElringKlinger und SPARETECH erfolgreich eng zusammen, um die Zukunft zu entwickeln. So konnten bereits 7 % der Dubletten im globalen Materialstamm identifiziert und bereinigt werden, was die entsprechenden Bestände sofort reduzierte.
Für den nachgelagerten Prozess der Dublettenbereinigung werden die neuen Dublettengruppen vom zentralen Stammdatenteam über die SPARETECH-App heruntergeladen. In der so erzeugten Excel-Datei werden die Dubletten untereinander aufgelistet und können über die SPARETECH-ID gefiltert werden. Diese Datei ist die Grundlage für ElringKlinger, um die Dubletten aus dem ERP-System zu bereinigen.
Zunächst werden die Dublettengruppen in dem aus der SPARETECH-App generierten Export mit Hilfe von zusätzlichem internen Know-how abschließend geprüft. Im Falle einer eindeutigen Dublette wird im nächsten Schritt die führende Materialnummer festgelegt.
Besteht bei der abschließenden Prüfung Unsicherheit darüber, ob es sich um ein Duplikat handelt, muss dies abschließend verifiziert werden. Hier erfolgt entweder eine kurze Plausibilitätsprüfung über die Website des Herstellers oder die Entscheidung über das Duplikat wird über eine Fotoanforderung im jeweiligen Lager und mit dem Fachwissen der Kollegen vor Ort getroffen.
Praxis-Tipp:
Falsch gepflegte Informationen in den Materialstammdaten können zu falschen Dublettenvorschlägen in der SPARETECH-App führen, da der Algorithmus auf identifizierenden Merkmalen wie Hersteller, Artikelnummer und Typenschlüssel basiert. Es ist daher durchaus möglich, dass in der Realität ein anderes Ersatzteil am entsprechenden Lagerort vorhanden ist, als in den Stammdaten gepflegt ist.
Nach der Prüfung der Dublettengruppen legt das ElringKlinger-Stammdatenteam für jede dieser Gruppen eine führende Materialnummer fest, so dass fortan nur noch eine ERP-Materialnummer für dasselbe Material in den Stammdaten hinterlegt ist.
Bei der Entscheidung, welche Materialnummer fortan die führende ist, orientiert sich ElringKlinger vor allem daran, wie viele und in welchen Lagerorten die Materialnummern einer Dublettengruppe vorhanden sind.
Alle Materialnummern der Dublettengruppe befinden sich in der gleichen Anzahl von Lagerorten und es gibt keine weiteren einschränkenden Bedingungen.
→ Die älteste Materialnummer wird als führende Materialnummer definiert, da alle nachfolgend angelegten Materialien Duplikate dieser Materialnummer sind.
Eine der Materialnummern aus der Dublettengruppe befindet sich in mehr Lagerorten als die übrigen Materialnummern der Gruppe.
→ Diese eignet sich unabhängig vom Datum der Neuanlage als führende Materialnummer, da dadurch die komplizierten und zeitaufwendigen Folgeprozesse in den Lagerorten auf ein Minimum reduziert werden.
Ist die führende Materialnummer ermittelt, werden die spezifischen Daten der Dubletten mit unterschiedlichen Materialnummern in den führenden Materialsatz eingefügt. So werden beispielsweise Inhalte wie Bestand, Lagerorte, Lieferanteninformationen und Equipmentnummern in den führenden Materialnummernsatz migriert. Dies kann entweder über eine Materialänderung geschehen oder, wenn sich die Dubletten in einem anderen Werk befinden, über die Materialwerkserweiterung auf die anderen Werke.
Auf diese Weise wird eine führende Materialnummer ermittelt, die in Zukunft bei der Verwendung des ehemals doppelten Materials verwendet werden kann. Anschließend werden alle anderen Materialnummern der Dublettengruppe, die nicht mehr verwendet werden sollen, entsprechend gekennzeichnet, und der abschließende physische Prozess der Umetikettierung wird gestartet.
Nachdem die führende Materialnummer ermittelt und alle relevanten Daten in diesen Stammdatensatz migriert wurden, müssen zukünftige Wechselwirkungen mit den Materialnummern der Dubletten vermieden werden. Zu diesem Zweck setzt das ElringKlinger-Stammdatenteam für diese im ERP-System eine Löschvormerkung, die unter anderem dafür sorgt, dass das Material nicht mehr unter dieser Materialnummer geplant werden kann.
Dabei ist zu beachten, ob es noch offene Aufträge für die zu sperrende Materialnummer gibt. Andernfalls kann der Wareneingang bei Materialien mit Löschvermerk nicht durch den Lageristen vor Ort bestätigt werden.
Parallel zu dem oben beschriebenen Prozess der Anpassung der Materialnummern im System muss ElringKlinger auch die physischen Bezeichnungen (sogenannte Etiketten) der Lagerplätze anpassen. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Ersatzteil bis zum physischen Lagerort vor Ort durchgängig mit der neuen führenden Materialnummer gekennzeichnet ist und es keine Abweichungen zur ERP-Systemlandschaft gibt. Dazu werden parallel zum datenbasierten Prozess die Verantwortlichen für die jeweiligen Lagerorte informiert, damit dort die physische Umetikettierung der Lagerorte beginnen kann.
Mit diesem Schritt ist der Dublettenbereinigungsprozess abgeschlossen. Die Dubletten sind sowohl im ERP-System als auch physisch im Lager erfolgreich bereinigt worden. Durch eine regelmäßige Aktualisierung des Materialstamms in der SPARETECH-App sind die Änderungen auch hier für alle Anwender sichtbar. Dank der Live-Dublettenprüfung beim Anlegen eines neuen Materials mit der SPARETECH-App ist der Materialstamm auch in Zukunft vor Dubletten geschützt. So kann die Stammdatenqualität des Materialstamms auf einem nachhaltig hohen Niveau gehalten werden.
Auch bei der WEPA Hygieneprodukte GmbH kümmert sich ein zentrales Stammdatenteam um die Definition der führenden Materialnummer und den Dublettenbereinigungsprozess. Vieles ist gleich wie bei ElringKlinger, aber es gibt einen entscheidenden Unterschied. Hier werden keine Materialnummern zusammengeführt oder kombiniert, sondern die vorhandenen werden mit einem Status versehen und dann verbraucht.
Die verwendeten Status sind:
Auf diese Weise werden über den Verbrauch der restlichen Positionen der duplizierten Materialnummern nach und nach alle (außer der führenden Materialnummer) auf den Status Obsolet gesetzt. Auch hier werden die betroffenen Werke und Abteilungen natürlich vom zentralen Stammdatenteam über die Änderungen informiert.
Die WEPA-Gruppe ist ein Familienunternehmen, das nachhaltige und innovative Hygienepapiere herstellt. Mit rund 4.000 Mitarbeitern und einem Umsatz von ca. 1,3 Milliarden Euro ist WEPA einer der drei größten europäischen Hersteller von Hygienepapieren. Die WEPA-Gruppe verfügt europaweit über 13 Produktionsstandorte in Deutschland, Polen, Frankreich, Italien, Großbritannien und den Niederlanden.
Erfahren Sie im Video mehr über das Ersatzteilmanagement der WEPA.