In der Fertigungsindustrie werden Probleme rund um Ersatzteile häufig als Einkaufs-, Lieferanten- oder Planungsprobleme diskutiert.
In der Realität haben die meisten dieser Probleme einen deutlich einfacheren Ursprung: fehlende Transparenz.
Viele produzierende Unternehmen haben keinen klaren Überblick darüber, welche Ersatzteile tatsächlich vorhanden sind, wo sie sich befinden oder wie kritisch sie wirklich sind. Nicht einmal innerhalb eines einzelnen Werks und erst recht nicht über ein gesamtes Produktionsnetzwerk hinweg.
Alles beginnt mit der Transparenz über den eigenen Bestand. Fehlt diese Grundlage, werden alle nachgelagerten Entscheidungen reaktiv. Beschaffung, Bevorratung und Eilbestellungen basieren dann auf Vermutungen statt auf einer klaren Strategie.
Branchendaten bestätigen, dass es sich dabei nicht um Einzelfälle handelt. Es ist ein strukturelles Problem, das erklärt, warum so viele Unternehmen gleichzeitig zu hohe Lagerbestände haben und trotzdem unzureichend aufgestellt sind.
In Gesprächen mit Verantwortlichen aus Instandhaltung, Einkauf und Produktion in Unternehmen zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Niemand vertraut den Bestandszahlen vollständig.
Teile sind im ERP-System erfasst, lassen sich in der Praxis aber nicht finden. Andere Teile sind physisch vorhanden, jedoch unter abweichenden Bezeichnungen oder Materialnummern angelegt. Ganze Ersatzteilkategorien existieren standortübergreifend mehrfach, ohne dass es jemand bemerkt.
Das ist einer der häufigsten Ausgangspunkte, die ich in Werken sehe. Die Teams arbeiten mit großem Einsatz, aber die Informationen, auf die sie sich stützen, sind fragmentiert, veraltet oder unvollständig.
Martin Weber
CEO | SPARETECH
Die Daten stützen diese Beobachtung. Laut dem Bericht Strategisches Ersatzteilmanagement nennen 45 % der Führungskräfte in der Fertigungsindustrie fehlende standortübergreifende Bestandstransparenz als ihre größte Herausforderung im Ersatzteilmanagement. Damit liegt dieses Thema noch vor ungeplanten Stillständen, obsoleten Beständen oder Personalmangel.
Fehlt die Transparenz, wird Ersatzteilmanagement zwangsläufig reaktiv. Teams beschaffen extern, weil sie intern nicht sicher sind, ob Teile vorhanden sind. Sie bevorraten lokal, weil ihnen der globale Überblick fehlt.
Eines der deutlichsten Anzeichen für fehlende Transparenz ist ein Widerspruch, den viele Unternehmen heute erleben.
Einerseits steigen die Bestände kontinuierlich. Andererseits fehlen kritische Ersatzteile genau dann, wenn sie dringend benötigt werden.
Die Branchendaten machen diesen Widerspruch klar sichtbar:
Diese beiden Probleme dürften eigentlich nicht gleichzeitig auftreten. Würde allein die Bestandsmenge das Risiko reduzieren, müssten Fehlteile verschwinden. Stattdessen halten Unternehmen mehr Ersatzteile als je zuvor und geraten dennoch bei Störungen unter Druck.
Der Grund ist einfach. Ohne Transparenz wächst der Bestand an den falschen Stellen. Teile mit geringer Kritikalität häufen sich unbemerkt an, während wirklich relevante Komponenten nicht verfügbar oder schwer auffindbar sind.
Kurz gesagt: Bestandsmenge ist nicht gleich Bestandsqualität.
Fehlende Transparenz stoppt die Arbeit nicht. Sie verändert lediglich, wie gearbeitet wird.
Bei einem Werksbesuch beschreibt Martin Weber eine Situation, in der ein Betrieb mit einem Investitionsvolumen in Millionenhöhe die Erfassung von Ersatzteilen auf handschriftlichen Zetteln organisierte. Techniker notierten Teileinformationen von Hand. Ein Lagermitarbeiter versuchte, diese zu entziffern, suchte im ERP-System und ordnete entweder ein bestehendes Teil zu oder legte ein neues an.
Das ist kein Sonderfall. Es ist eine logische Reaktion auf fehlenden Kontext.
Wenn verlässliche Informationen fehlen, entwickeln Menschen Umgehungslösungen, um die Produktion am Laufen zu halten. Excel-Listen vor dem ERP. Lokale Benennungssysteme. Doppelte Materialnummern, nur um Verzögerungen zu vermeiden.
Der Bericht Strategisches Ersatzteilmanagement zeigt, wie verbreitet diese Situation ist. 22 % der Führungskräfte nennen explizit schlechte Datenqualität als zentrale Herausforderung, doch die Auswirkungen reichen deutlich weiter. Inkonsistente und unvollständige Daten liegen vielen übergeordneten Problemen zugrunde, von Überbeständen bis hin zu ungeplanten Stillständen.
Diese Workarounds sichern kurzfristig die Produktion, verfestigen aber langfristig Ineffizienz. Jedes Duplikat und jede lokale Abkürzung erschwert die Transparenz auf Netzwerkebene weiter.
Sobald Hersteller Klarheit darüber gewinnen, welche Ersatzteile vorhanden sind, eröffnet sich ein völlig neuer Entscheidungsspielraum.
Transparenz ist dabei nicht das Ziel an sich. Sie ist die Voraussetzung.
Wenn Teams Ersatzteile standortübergreifend sehen können, ändern sich mehrere Dinge sofort:
Diese Verbesserungen entstehen nicht durch radikale Kostensenkung, sondern durch den Wegfall von Entscheidungen im Blindflug.
Mit zunehmender Unternehmensgröße steigen die Kosten mangelnder Transparenz überproportional.
Nur 8 % der Hersteller bezeichnen ihr Ersatzteilmanagement als vollständig standardisiert. Die Mehrheit arbeitet teilstandardisiert, einige Standorte folgen gemeinsamen Regeln, andere agieren eigenständig.
Ohne Transparenz ist Standardisierung kaum möglich. Was sich nicht vergleichen lässt, kann nicht harmonisiert werden. Was nicht sichtbar ist, lässt sich nicht steuern.
Deshalb verschärfen sich Transparenzprobleme mit zunehmender Skalierung. Jedes Werk etabliert eigene Logiken, Sicherheitsbestände und Benennungskonventionen. Mit der Zeit entstehen Tausende von Ersatzteilen, die auf dem Papier unterschiedlich aussehen, in der Realität jedoch identisch sind.
Das Ergebnis sind nicht nur höhere Bestände. Es sind langsamere Reaktionen, geringeres Vertrauen und zunehmende Reibung zwischen Instandhaltungs- und Einkaufsteams.
Der zentrale Gedanke hinter transparenzgetriebenem Ersatzteilmanagement ist kein technologischer. Es geht um Vertrauen.
Wenn Teams ihren Daten vertrauen, kompensieren sie Unsicherheit nicht mehr mit Überbeständen. Wenn sie standortübergreifend sehen können, was vorhanden ist, kaufen sie nicht mehr defensiv. Wenn Kritikalität verstanden wird, werden nicht mehr alle Ersatzteile gleich behandelt.
Martin Weber beschreibt diesen Wandel häufig als Übergang von reaktiver Absicherung hin zu operativer Sicherheit. Anstatt Ersatzteile zu beschaffen, um Verantwortung zu vermeiden, schaffen Unternehmen Systeme, mit denen Entscheidungen nachvollziehbar und begründbar werden.
Diese Sicherheit trägt mehr zur Anlagenverfügbarkeit bei als zusätzlicher Bestand jemals könnte.
Hersteller, die die Leistungsfähigkeit ihres Ersatzteilmanagements verbessern wollen, sollten mit einer einfachen Standortbestimmung beginnen:
Diese Fragen deuten nicht auf ein Beschaffungsproblem hin. Sie verweisen auf ein Transparenzproblem.
Bevor Bestände reduziert oder Lieferanten neu verhandelt werden, sollte der Fokus darauf liegen, Ersatzteile sichtbar zu machen. Sobald klar ist, was tatsächlich vorhanden ist, folgen bessere Entscheidungen fast automatisch.